AInora

Accueil téléphonique IA · Hôtels

Un client appelle à 2 h du matin. Votre réception est débordée.

Accueil téléphonique 24/7 pour hôtels. L’agent prend les réservations directes, répond aux demandes clients et aux questions courantes, gère le check-in anticipé, qualifie les demandes de groupes et bascule dans la langue du client. En français, dans votre PMS.

Réservez une consultation gratuite
Réponse en moins d’une seconde|Appels illimités en simultané|Conforme RGPD, données en UE
NAF 55
Division de l’hébergement en France : un secteur où la réservation directe se joue au téléphone
Source : INSEE, nomenclature NAF division 55 Hébergement
CNIL
Autorité française de protection des données
Source : CNIL
RGPD
Données traitées et hébergées dans l’UE
24/7
Disponibilité de l’accueil téléphonique IA

Définition

Un accueil téléphonique IA pour hôtel est un agent vocal qui répond à la ligne de l’établissement, en français naturel, 24h/24 et 7j/7. Il comprend la demande, vérifie les disponibilités dans le PMS ou le moteur de réservation, confirme la chambre, enregistre les demandes particulières, répond aux questions courantes, gère le check-in anticipé et qualifie les demandes de groupes. Pour une réception souvent sous tension la nuit et en haute saison, il remplace la messagerie vocale et la ligne occupée, et il capte les réservations directes qui partaient jusque-là vers une plateforme ou l’hôtel d’à côté.

Ce que fait l’accueil IA

Conçu pour le rythme réel d’une réception.

Réservations directes

L’agent prend les réservations de chambres en vérifiant les disponibilités en temps réel dans votre PMS ou votre moteur de réservation, propose le bon type de chambre et confirme par e-mail ou par SMS. Chaque appel direct capté, c’est une réservation qui évite la commission d’une plateforme.

Demandes clients et questions courantes

L’agent répond aux questions fréquentes (horaires de check-in, parking, petit-déjeuner, animaux, navette) et enregistre les demandes particulières : étage calme, anniversaire, lit bébé, accessibilité. Chaque préférence est consignée sur la fiche client avant l’arrivée.

Disponible 24h/24

Un client appelle à 2 h du matin pour un problème de réservation, ou cherche une chambre tard le soir. L’agent répond à toute heure, gère le check-in anticipé et le départ tardif, qualifie les demandes de groupes et alerte le manager de garde selon vos règles, sans mobiliser la réception de nuit.

Pourquoi cela change votre taux d’occupation

Les clients appellent à toute heure. La réception ne se duplique pas.

Pour un hôtel, l’appel direct est le moment où le client réserve au tarif direct. Le problème n’est pas le manque de demandes, c’est l’impossibilité d’y répondre quand la réception est sous tension ou de nuit.

Chaque appel manqué est une commission de plateforme

Quand votre réception ne peut pas décrocher, le client réserve via une OTA et la commission part avec lui. C’est précisément au téléphone que le client est le plus enclin à réserver en direct. L’agent répond instantanément à chaque appel direct pour capter la réservation au tarif direct, plutôt que de la laisser filer vers une plateforme.

Les clients internationaux appellent dans leur langue

Un client allemand, espagnol ou italien appelle et n’a pas toujours quelqu’un pour lui répondre dans sa langue. L’agent détecte la langue du correspondant et bascule en cours d’appel, ce qui offre un accueil de niveau natif sans mobiliser de personnel multilingue à chaque poste.

La nuit et la haute saison saturent la réception

En pleine saison comme la nuit, le volume d’appels dépasse ce qu’une réception peut absorber. L’agent traite les réservations, le check-in et les questions courantes 24h/24, pour que le veilleur ou le réceptionniste se concentre sur les clients présents dans l’hôtel et sur les situations qui demandent un humain.

Répartition des appels

Ce que l’IA traite. Quand le manager prend le relais.

L’agent couvre les 80 % routiniers. Votre manager de garde intervient sur les 20 % délicats, avec le contexte complet de l’appel.

L’IA traite

Le routinier, tout de suite

Un humain prend le relais

Avec le contexte complet

Réservations directes de chambres et confirmations
Réclamation client et geste commercial
Demandes particulières et préférences sur la fiche client
Incident médical, de sécurité ou de sûreté
Check-in anticipé et départ tardif
Surréservation et conflit d’attribution de chambre
Questions courantes : horaires, parking, petit-déjeuner
Litige sur les points de fidélité ou un statut
Qualification des demandes de groupes et d’événements
Négociation finale d’un contrat de groupe ou d’événement

Vos règles de transfert sont définies pendant la mise en place et ajustables à tout moment avec votre interlocuteur dédié.

Intégrations

AInora se connecte aux outils de votre hôtel.

Les réservations, les préférences et les demandes de groupes arrivent directement dans votre PMS et votre agenda. Pas de double saisie, pas de réservation griffonnée à la réception et oubliée.

PMS et moteur de réservation

L’agent lit les disponibilités en temps réel et écrit la réservation directement dans votre PMS ou votre channel manager (type Mews, Cloudbeds, SiteMinder), sans double saisie.

noCRM.io

Pour les demandes de groupes, de séminaires et d’événements, l’agent crée la piste avec les dates, le nombre de personnes, le besoin en chambres et le budget, prête à être suivie par votre équipe commerciale.

Google Calendar

Pour les hôtels qui pilotent les privatisations, les salles ou les navettes sur agenda partagé, l’agent pose la demande au bon créneau et évite les chevauchements.

Votre outil n’est pas dans la liste ? S’il expose une API, nous construisons l’intégration pendant la mise en production.

Comment ça se passe

Quatre étapes, sans engagement.

    01

    Réservez l’appel

    Consultation gratuite de 30 minutes. Sans carte, sans engagement.

    02

    Nous cadrons votre hôtel

    Types de chambres, tarifs, règles de réservation, questions fréquentes, programme de fidélité, règles de transfert, ton de marque.

    03

    Nous configurons et lançons

    Agent paramétré, voix réglée, intégrations testées avec votre PMS, en scénarios réels de réception.

    04

    Les appels deviennent des réservations directes

    Vous récupérez les réservations en direct, les demandes clients et les pistes de groupes. Vous gardez la main sur les transferts vers le manager.

FAQ

Questions fréquentes.

C’est un agent vocal qui répond à la ligne de l’hôtel 24h/24 et 7j/7, en français naturel. Il décroche dès la première sonnerie, comprend la demande (réservation, demande particulière, check-in anticipé, question courante, demande de groupe), vérifie les disponibilités dans votre PMS ou votre moteur de réservation et confirme la chambre, puis envoie une confirmation par e-mail ou SMS. Vous gardez votre numéro ; nous ajoutons une couche IA qui ne rate aucun appel, même la nuit et en haute saison.
Oui, et c’est l’un de ses principaux intérêts. C’est au téléphone que le client est le plus enclin à réserver en direct, au moment précis où il vous appelle. En répondant instantanément à chaque appel, y compris la nuit et le week-end, l’agent capte la réservation au tarif direct au lieu de la laisser partir vers une OTA. Chaque réservation directe captée évite la commission qui serait prélevée par la plateforme.
Oui. L’agent prend un nombre illimité d’appels en même temps, ce qui est essentiel la nuit et pendant les pics de saison, quand la réception est sous tension. Aucun client n’entend une tonalité occupée ni ne tombe sur la messagerie. Il détecte aussi la langue du correspondant et bascule en cours d’appel, ce qui offre un accueil de niveau natif à une clientèle internationale sans mobiliser de personnel multilingue.
L’intérêt n’est pas de comparer un tarif à un salaire, mais de regarder ce que vous récupérez. Une part importante des clients réserve d’abord par téléphone, et un appel sans réponse est rarement rappelé : le client choisit l’établissement suivant ou réserve via une plateforme. En captant les réservations manquées la nuit, le week-end et en haute saison, l’agent transforme des appels perdus en réservations directes, ce qui agit directement sur le taux d’occupation et sur la part de réservations en direct.
Oui. Toutes les données sont traitées et hébergées au sein de l’Union européenne, sans transfert hors UE. L’agent annonce au début de l’appel qu’il s’agit d’une assistance par intelligence artificielle, recueille le consentement à l’enregistrement lorsqu’il s’applique et applique la minimisation des données ainsi que des durées de conservation limitées. Le dispositif est conçu pour répondre aux exigences de la CNIL et du RGPD, y compris l’information du correspondant et l’exercice de ses droits.
Oui. AInora se connecte à votre PMS et à votre channel manager (par exemple Mews, Cloudbeds ou SiteMinder), à votre agenda (Google Calendar) et à votre CRM (par exemple noCRM.io pour les demandes de groupes). Pour tout outil exposant une API, nous construisons l’intégration pendant la mise en production, afin que les réservations, les préférences et les demandes arrivent automatiquement au bon endroit, sans double saisie.
Oui. L’agent s’exprime en français naturel, avec le vouvoiement par défaut et les formules d’usage de la réception (Bonjour, Je vous en prie, Avec plaisir). Il détecte aussi la langue du correspondant et bascule en cours d’appel, ce qui est précieux pour les hôtels qui reçoivent une clientèle internationale sans mobiliser de personnel multilingue à chaque poste.
Non. L’agent fonctionne avec le numéro existant de votre hôtel, par renvoi d’appel ou raccordement de ligne. Vos clients continuent d’appeler le numéro qu’ils connaissent, celui de votre vitrine et de vos fiches en ligne. Rien ne change pour eux à l’affichage.
JB
Justas Butkus

Fondateur et PDG, AInora

Je construis des administrateurs numériques par IA qui remplacent l’accueil pour les entreprises de services à travers l’Europe. Auparavant, j’ai conçu des systèmes d’IA vocale pour cabinets dentaires, hôtels et restaurants.

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