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Accueil téléphonique IA · Instituts de beauté

Vos mains sont en cabine. Ce rendez-vous part chez la voisine.

Accueil téléphonique 24/7 pour instituts de beauté, salons de coiffure et spas. L’agent prend les rendez-vous, répond pendant les soins, réserve hors horaires, oriente vers la bonne praticienne et relance les habituées. En français, dans votre logiciel de réservation.

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Réponse en moins d’une seconde|Appels illimités en simultané|Conforme RGPD, données en UE
96.02B
Code NAF des soins de beauté en France : un secteur de proximité dominé par les petites structures
Source : INSEE, nomenclature NAF 96.02B Soins de beauté
CNIL
Autorité française de protection des données
Source : CNIL
RGPD
Données traitées et hébergées dans l’UE
24/7
Disponibilité de l’accueil téléphonique IA

Définition

Un accueil téléphonique IA pour institut de beauté est un agent vocal qui répond à la ligne de l’établissement, en français naturel, 24h/24 et 7j/7. Il comprend la demande, vérifie les disponibilités dans le logiciel de réservation, confirme le rendez-vous, oriente vers la praticienne préférée de la cliente, gère les reports et les annulations, et relance les habituées. Pour un salon ou un spa où l’équipe a souvent les mains prises en cabine, il remplace la messagerie vocale et la ligne occupée, et il capte les prises de rendez-vous qui partaient jusque-là chez l’institut d’à côté.

Ce que fait l’accueil IA

Conçu pour le rythme réel d’un institut.

Prise de rendez-vous et modifications

L’agent réserve les soins en vérifiant les disponibilités en temps réel : épilation, soin du visage, manucure, coupe, couleur, massage. Il oriente vers la praticienne préférée de la cliente quand c’est possible, et gère aussi les reports et les annulations.

Appels pris pendant les soins

Pendant une couleur, une épilation ou un massage, vos mains sont prises. L’agent décroche à chaque appel pour que personne ne reste sur la cabine ou debout à l’accueil. Plus de sonnerie ignorée pendant la prestation, plus de cliente qui patiente sur place.

Réservation hors horaires et rappels

Une cliente décide à 22 h qu’elle veut un soin avant le week-end. L’agent répond 24h/24 et pose le rendez-vous, et il relance les habituées dont le prochain entretien approche. Il envoie une confirmation et un rappel par SMS pour limiter les rendez-vous oubliés.

Pourquoi cela change votre remplissage

Le téléphone sonne quand vous êtes en cabine.

Pour un institut, le téléphone reste un canal majeur de prise de rendez-vous. Le problème n’est pas le manque de demandes, c’est l’impossibilité d’y répondre quand l’équipe est en soin ou que le salon est fermé.

Le téléphone sonne pendant que vos mains sont prises

Au cœur d’une couleur, d’une épilation ou d’un soin du visage, vous ne pouvez pas décrocher. L’appel part en messagerie, et une prise de rendez-vous s’en va. L’agent prend tous les appels en même temps pour que l’équipe reste concentrée sur la cliente en cabine, sans interrompre la prestation.

Un appel manqué part à l’institut d’à côté

Une seule messagerie vocale, c’est une cliente qui réserve ailleurs. Quand quelqu’un veut un rendez-vous et tombe sur un répondeur, il appelle le salon suivant. L’agent capte chaque demande, confirme le créneau sur le champ et l’écrit dans votre logiciel de réservation, avant que la cliente ne change d’adresse.

Les soirs et le lundi de fermeture restent muets

Beaucoup de réservations se décident le soir et pendant vos jours de fermeture, quand personne n’est à l’accueil. L’agent répond hors horaires, pose le rendez-vous et relance les habituées en retard sur leur soin, pour garder le planning rempli sans mobiliser un poste dédié.

Répartition des appels

Ce que l’IA traite. Quand une praticienne prend le relais.

L’agent couvre les 80 % routiniers. Votre équipe intervient sur les 20 % délicats, avec le contexte complet de l’appel.

L’IA traite

Le routinier, tout de suite

Un humain prend le relais

Avec le contexte complet

Prise de rendez-vous, reports et annulations de soins
Diagnostic de peau approfondi ou protocole médico-esthétique
Questions sur les soins, les durées et la préparation
Conseil produit qui nécessite un examen en cabine
Orientation vers la praticienne préférée de la cliente
Prestations sur mesure (forfait mariée, EVJF) à devis
Relances des habituées en retard sur leur entretien
Cliente sensible (réaction cutanée, suite de soin)
Cartes cadeaux : informations, intentions, coordonnées
Réclamation sur une prestation ou un résultat

Vos règles de transfert sont définies pendant la mise en place et ajustables à tout moment avec votre interlocuteur dédié.

Intégrations

AInora se connecte aux outils de votre institut.

Les rendez-vous, les rappels et les demandes de cartes cadeaux arrivent directement dans votre logiciel de réservation et votre agenda. Pas de double saisie, pas de rendez-vous noté sur un carnet et oublié.

Logiciel de réservation

L’agent lit les disponibilités en temps réel et écrit le rendez-vous directement dans votre planning (type Fresha, Booksy, Planity), praticienne par praticienne, sans double saisie.

noCRM.io

Pour les demandes de prestations sur mesure, de cartes cadeaux ou d’événements (EVJF, forfaits mariée), l’agent crée la piste avec le détail et les coordonnées, prête à être suivie.

Google Calendar

Pour les instituts qui pilotent les disponibilités sur agenda partagé, l’agent lit les créneaux libres et pose le rendez-vous au bon endroit, sans risque de double réservation.

Votre outil n’est pas dans la liste ? S’il expose une API, nous construisons l’intégration pendant la mise en production.

Comment ça se passe

Quatre étapes, sans engagement.

    01

    Réservez l’appel

    Consultation gratuite de 30 minutes. Sans carte, sans engagement.

    02

    Nous cadrons votre institut

    Carte des soins, durées, praticiennes et préférences clientes, règles d’annulation, horaires, ton de marque.

    03

    Nous configurons et lançons

    Agent paramétré, voix réglée, intégrations testées avec votre logiciel de réservation, en scénarios réels.

    04

    Les appels deviennent des rendez-vous

    Vous récupérez les prises de RDV, les rappels et les demandes de cartes cadeaux. Vous gardez la main sur les transferts.

FAQ

Questions fréquentes.

C’est un agent vocal qui répond à la ligne de l’institut 24h/24 et 7j/7, en français naturel. Il décroche dès la première sonnerie, comprend la demande (prise de rendez-vous, report, question sur un soin, carte cadeau), vérifie les disponibilités dans votre logiciel de réservation et confirme le créneau, puis envoie une confirmation par SMS. Vous gardez votre numéro ; nous ajoutons une couche IA qui ne rate aucun appel, même pendant les soins.
Oui, et c’est précisément là qu’il est le plus utile. Pendant une couleur, une épilation ou un massage, vos mains sont prises et l’accueil n’est pas toujours libre. L’agent prend un nombre illimité d’appels en même temps, de sorte qu’aucune cliente n’entend une tonalité occupée ni ne tombe sur la messagerie. La prestation en cours n’est jamais interrompue, et la prise de rendez-vous est captée au lieu de partir à l’institut voisin.
Oui. Une part importante des réservations se décide le soir, le week-end ou pendant vos jours de fermeture. L’agent répond 24h/24, pose le rendez-vous dans votre planning et envoie une confirmation par SMS. Il peut aussi relancer les clientes habituées dont le prochain soin approche et envoyer un rappel avant la visite, ce qui aide à garder le planning rempli et à réduire les rendez-vous oubliés.
L’intérêt n’est pas de comparer un tarif à un salaire, mais de regarder ce que vous récupérez. Une grande partie des clientes prend rendez-vous d’abord par téléphone, et un appel sans réponse est rarement rappelé : la cliente choisit l’adresse suivante. En captant les prises de rendez-vous manquées pendant les soins et hors horaires, l’agent transforme des appels perdus en rendez-vous, ce qui agit directement sur le remplissage du planning sans dépendre des horaires d’un poste.
Oui. Toutes les données sont traitées et hébergées au sein de l’Union européenne, sans transfert hors UE. L’agent annonce au début de l’appel qu’il s’agit d’une assistance par intelligence artificielle, recueille le consentement à l’enregistrement lorsqu’il s’applique et applique la minimisation des données ainsi que des durées de conservation limitées. Le dispositif est conçu pour répondre aux exigences de la CNIL et du RGPD, y compris l’information du correspondant et l’exercice de ses droits.
Oui. AInora se connecte à votre outil de planning (par exemple Fresha, Booksy ou Planity), à votre agenda (Google Calendar) et à votre CRM (par exemple noCRM.io pour les demandes de cartes cadeaux ou de forfaits). Pour tout outil exposant une API, nous construisons l’intégration pendant la mise en production, afin que les rendez-vous et les demandes arrivent automatiquement au bon endroit, sans double saisie.
Oui. L’agent s’exprime en français naturel, avec le vouvoiement par défaut et les formules d’usage de l’accueil (Bonjour, Je vous en prie, Avec plaisir). Il détecte aussi la langue de la cliente et bascule en cours d’appel, ce qui est utile pour les instituts de centre-ville ou de zone touristique qui reçoivent une clientèle internationale, sans mobiliser de personnel multilingue.
Non. L’agent fonctionne avec le numéro existant de votre institut, par renvoi d’appel ou raccordement de ligne. Vos clientes continuent d’appeler le numéro qu’elles connaissent, celui de votre vitrine et de vos fiches en ligne. Rien ne change pour elles à l’affichage.
JB
Justas Butkus

Fondateur et PDG, AInora

Je construis des administrateurs numériques par IA qui remplacent l’accueil pour les entreprises de services à travers l’Europe. Auparavant, j’ai conçu des systèmes d’IA vocale pour cabinets dentaires, hôtels et restaurants.

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