AInora

Accueil téléphonique IA · Spas et bien-être

On décide de se détendre le soir. Votre institut est déjà fermé.

Accueil téléphonique 24/7 pour spas et centres de bien-être. L’agent prend les rendez-vous, renseigne sur les soins et les forfaits, gère les bons cadeaux et qualifie les demandes de groupes. En français, même quand vos praticiens sont en cabine ou que l’institut est fermé, dans votre logiciel de planning.

Réservez une consultation gratuite
Réponse en moins d’une seconde|Appels illimités en simultané|Conforme RGPD, données en UE
Le soir
C’est souvent après la journée de travail que l’on décide de prendre rendez-vous pour se détendre
CNIL
Autorité française de protection des données
Source : CNIL
RGPD
Données traitées et hébergées dans l’UE
24/7
Disponibilité de l’accueil téléphonique IA

Définition

Un accueil téléphonique IA pour spa ou centre de bien-être est un agent vocal qui répond à la ligne de l’établissement, en français naturel, 24h/24 et 7j/7. Il comprend la demande, vérifie les disponibilités du praticien et de la cabine dans le logiciel de planning, confirme le rendez-vous, renseigne sur les soins, les forfaits et les abonnements, gère les bons cadeaux et qualifie les demandes de groupes. Pour un institut où le téléphone ne devrait jamais interrompre une cabine, il décroche à la place du praticien occupé, répond le soir et le week-end quand l’établissement est fermé, et capte les rendez-vous qui partaient jusque-là chez le spa d’à côté.

Ce que fait l’accueil IA

Conçu pour la réalité d’une cabine.

Prise de rendez-vous pour chaque soin

L’agent réserve massages, soins du visage, sauna, hammam et séances de bien-être en vérifiant en temps réel la disponibilité du praticien et de la cabine. Le client repart avec une confirmation par SMS et les consignes d’arrivée.

Demandes de soins et conseils

L’agent explique le déroulé d’un soin, sa durée, les forfaits journée et les abonnements, et oriente vers la prestation adaptée. Il note aussi les contre-indications signalées (grossesse, allergies, zones sensibles) pour le praticien.

Appels pendant les soins et hors horaires

Quand le praticien est en cabine ou que le spa est fermé, l’agent décroche à sa place : il réserve, renseigne sur les bons cadeaux et les coffrets, et inscrit la demande au calme, sans interrompre le soin en cours.

Pourquoi cela change votre remplissage

Le téléphone sonne quand vos mains sont occupées.

Pour un spa, le téléphone reste un canal de réservation majeur. Le problème n’est pas le manque de demandes, c’est l’impossibilité d’y répondre quand le praticien est en cabine ou que l’institut est fermé.

Le téléphone sonne au milieu d’un soin

En cabine, le praticien ne peut pas décrocher : ses mains sont sur le client, l’ambiance doit rester calme. L’appel part en messagerie, et la personne qui voulait réserver passe au spa suivant. L’agent répond à sa place, sans rompre le moment de détente que vous vendez.

L’envie de détente arrive le soir, pas aux heures d’ouverture

On pense à réserver un massage le dimanche soir ou tard dans la semaine, quand la fatigue se fait sentir, pas à dix heures du matin. Quand l’institut est fermé, l’appel n’aboutit jamais. L’agent répond le soir et le week-end, au moment précis où l’envie se transforme en rendez-vous.

Les bons cadeaux mobilisent l’accueil aux pires moments

Renseigner un bon cadeau, un coffret ou un forfait prend du temps à la réception, souvent quand un client attend en cabine ou règle son soin. L’agent guide l’appelant sur les montants, les formules et la remise, recueille les coordonnées et prépare une commande propre à finaliser par votre équipe.

Répartition des appels

Ce que l’IA traite. Quand le praticien prend le relais.

L’agent couvre les 80 % routiniers. Votre praticien ou votre responsable intervient sur les 20 % délicats, avec le contexte complet de l’appel.

L’IA traite

Le routinier, tout de suite

Un humain prend le relais

Avec le contexte complet

Prise de rendez-vous, modifications et annulations de soins
Contre-indications médicales nécessitant l’avis du praticien avant le soin
Questions sur les soins, les forfaits journée et les abonnements
Programmes de bien-être sur mesure et soins personnalisés avec le responsable
Bons cadeaux et coffrets : montants, formules, coordonnées
Commandes de bons cadeaux en volume pour une entreprise, avec facturation
Demandes de groupes : date, participants, soins, budget
Privatisation complète du spa et négociation finale de l’événement
Rappels avant soin, reports et SMS de confirmation
Habitués VIP de votre liste de traitement préférentiel

Vos règles de transfert sont définies pendant la mise en place et ajustables à tout moment avec votre interlocuteur dédié.

Intégrations

AInora se connecte aux outils de votre institut.

Les rendez-vous, les demandes de soins et les commandes de bons cadeaux arrivent directement dans votre logiciel de planning et votre agenda. Pas de double saisie, pas de rendez-vous noté à la main et oublié.

Logiciel de prise de rendez-vous

L’agent lit les disponibilités en temps réel et écrit le rendez-vous directement dans votre logiciel de planning et de cabines (type Planity, Treatwell, Kalendes), sans double saisie.

noCRM.io

Pour les demandes de groupes, d’EVJF ou de journées bien-être en entreprise, l’agent crée la piste avec la date, le nombre de participants, les soins souhaités et le budget, prête à être suivie.

Google Calendar

Pour les établissements qui pilotent les privatisations et les créneaux à plusieurs praticiens sur agenda partagé, l’agent pose la demande au bon créneau et évite les chevauchements de cabines.

Votre outil n’est pas dans la liste ? S’il expose une API, nous construisons l’intégration pendant la mise en production.

Comment ça se passe

Quatre étapes, sans engagement.

    01

    Réservez l’appel

    Consultation gratuite de 30 minutes. Sans carte, sans engagement.

    02

    Nous cadrons votre établissement

    Carte des soins, durées, cabines, praticiens, forfaits et abonnements, bons cadeaux, contre-indications, horaires, langues, règles de transfert, ton de marque.

    03

    Nous configurons et lançons

    Agent paramétré, voix réglée, intégrations testées avec votre logiciel de planning, en scénarios de cabine occupée et d’appels hors horaires.

    04

    Les appels deviennent des rendez-vous

    Vous récupérez les réservations, les demandes de soins et les commandes de bons cadeaux. Vous gardez la main sur les transferts vers le praticien ou le responsable.

FAQ

Questions fréquentes.

C’est un agent vocal qui répond à la ligne de l’établissement 24h/24 et 7j/7, en français naturel. Il décroche dès la première sonnerie, comprend la demande (prise de rendez-vous, renseignement sur un soin, bon cadeau, demande de groupe), vérifie les disponibilités du praticien et de la cabine dans votre logiciel de planning, confirme le créneau, puis envoie une confirmation par SMS avec les consignes d’arrivée. Vous gardez votre numéro ; nous ajoutons une couche IA qui ne rate aucun appel, même quand vos praticiens sont en cabine.
Oui, et c’est précisément là qu’il est le plus utile. En cabine, le praticien a les mains prises et l’ambiance doit rester calme ; le téléphone ne devrait jamais interrompre un soin. L’agent décroche à sa place, prend le rendez-vous ou la demande au calme et laisse une note claire pour l’équipe. Personne ne tombe sur une messagerie vocale, et l’expérience de détente que vous vendez n’est pas rompue par une sonnerie.
Oui. L’envie de se détendre se décide souvent le soir ou le week-end, quand votre institut est fermé. L’agent répond à toute heure, vérifie les disponibilités et réserve le soin immédiatement, au moment où le client est prêt à s’engager. Il renseigne aussi sur les soins, les forfaits et les bons cadeaux hors horaires, pour que les demandes ne se perdent pas jusqu’à la réouverture.
L’intérêt n’est pas de comparer un tarif à un salaire, mais de regarder ce que vous récupérez. Beaucoup de clients prennent rendez-vous d’abord par téléphone, et un appel sans réponse est rarement rappelé : la personne choisit l’institut suivant. En captant les demandes manquées pendant les soins et hors horaires, l’agent transforme des appels perdus en rendez-vous, ce qui agit directement sur le remplissage des cabines sans dépendre de la présence d’un poste à l’accueil.
Oui. Toutes les données sont traitées et hébergées au sein de l’Union européenne, sans transfert hors UE. L’agent annonce au début de l’appel qu’il s’agit d’une assistance par intelligence artificielle, recueille le consentement à l’enregistrement lorsqu’il s’applique et applique la minimisation des données ainsi que des durées de conservation limitées. Les informations sensibles que le client peut signaler (grossesse, allergies, zones à éviter) sont transmises au praticien dans ce même cadre. Le dispositif est conçu pour répondre aux exigences de la CNIL et du RGPD, y compris l’information du correspondant et l’exercice de ses droits.
Oui. AInora se connecte à votre logiciel de planning et de cabines, à votre agenda (Google Calendar) et à votre CRM (par exemple noCRM.io pour les demandes de groupes et de journées bien-être en entreprise). Pour tout outil exposant une API, nous construisons l’intégration pendant la mise en production, afin que les rendez-vous, les demandes de soins et les commandes de bons cadeaux arrivent automatiquement au bon endroit, sans double saisie.
Oui. L’agent s’exprime en français naturel, avec le vouvoiement par défaut et un ton posé adapté à un lieu de détente (Bonjour, Je vous en prie, Avec plaisir). Il détecte aussi la langue du correspondant et bascule en cours d’appel, ce qui est précieux pour les spas d’hôtel et les établissements touristiques qui reçoivent une clientèle internationale sans mobiliser de personnel multilingue.
Non. L’agent fonctionne avec le numéro existant de votre établissement, par renvoi d’appel ou raccordement de ligne. Vos clients continuent d’appeler le numéro qu’ils connaissent, celui de votre vitrine et de vos fiches en ligne. Rien ne change pour eux à l’affichage.
JB
Justas Butkus

Fondateur et PDG, AInora

Je construis des administrateurs numériques par IA qui remplacent l’accueil pour les entreprises de services à travers l’Europe. Auparavant, j’ai conçu des systèmes d’IA vocale pour cabinets dentaires, hôtels et restaurants.

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