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Receptionist AI · Hotel

Un ospite chiama alle 2 di notte. Il front desk è ridotto all'osso.

Un receptionist AI per il suo hotel. Risponde al telefono 24 ore su 24, gestisce le prenotazioni dirette, raccoglie le richieste degli ospiti, coordina i check-in e qualifica le richieste di gruppo, anche di notte e in alta stagione.

Voce naturale, più lingue su un'unica linea, dati conservati in UE e a norma GDPR. Prenoti una consulenza gratuita di 30 minuti: le facciamo sentire un agente in produzione e definiamo il suo caso d'uso.

Prenota una consulenza gratuitaSenti la voce: +1 (218) 636-0234

Risposta 24/7  ·  Più lingue su un'unica linea  ·  Dati in UE, conforme GDPR

5,5 mln
Posti letto in Italia: il primo Paese dell'UE per capacità ricettiva (2024)
Fonte: Eurostat, Tourism statistics 2024
2° nell'UE
Per pernottamenti dei turisti internazionali, dopo la Spagna (2024)
Fonte: Eurostat, Tourism statistics 2024
Garante
Autorità di controllo dati in Italia
Fonte: Garante Privacy
24/7
Risponde sempre, anche di notte e in alta stagione

Che cos'è un receptionist AI per hotel?

Un receptionist AI per hotel è un agente vocale che risponde al telefono della struttura al posto del front desk, 24 ore su 24. Parla un italiano naturale, capisce la richiesta di chi chiama, gestisce le prenotazioni dirette controllando la disponibilità delle camere in tempo reale sul PMS, raccoglie le richieste degli ospiti, coordina check-in anticipati e late check-out e qualifica le richieste di gruppo. È pensato per hotel indipendenti e boutique, gruppi alberghieri e catene e strutture stagionali come B&B e agriturismi, dove ogni telefonata persa di notte o in alta stagione è una prenotazione diretta che svanisce, e tratta i dati all'interno dell'Unione Europea nel rispetto del GDPR e delle indicazioni del Garante per la protezione dei dati personali.

L'hotel vive un problema di copertura: le chiamate arrivano a ogni ora, ma il front desk non si può moltiplicare. L'Italia è la prima destinazione dell'Unione Europea per capacità ricettiva, con circa 5,5 milioni di posti letto, ed è seconda solo alla Spagna per pernottamenti dei turisti internazionali (Fonte: Eurostat, Tourism statistics, dati 2024). Dietro questi numeri c'è un telefono che squilla di notte e nei picchi stagionali, e una chiamata diretta caduta in segreteria spesso si trasforma in una prenotazione fatta tramite OTA, con la relativa commissione.

A differenza di un risponditore o di una casella vocale, il receptionist AI non si limita a registrare un messaggio. Conduce una conversazione, controlla la disponibilità delle camere sul sistema di prenotazione e scrive la prenotazione durante la telefonata, con date, tipologia di camera e tariffa. Raccoglie preferenze, anniversari ed esigenze alimentari sul profilo dell'ospite; per le richieste complesse, come un gruppo o un evento, raccoglie i dettagli e passa un contatto qualificato al referente vendite o al manager di turno.

La trasparenza è incorporata. All'inizio di ogni chiamata l'agente dichiara di essere un sistema automatizzato: questo risponde all'obbligo di disclosure dell'articolo 50 dell'EU AI Act, che richiede che l'interazione con un sistema di IA sia comunicata in modo chiaro e distinguibile, al più tardi al momento della prima interazione (Fonte: EU AI Act, articolo 50), oltre ai principi di trasparenza del GDPR.

Gestisce le prenotazioni dirette

Prenota le camere controllando la disponibilità in tempo reale sul PMS o sul booking engine: date, tipologia di camera, numero di ospiti e tariffa. Ogni chiamata diretta che trova risposta è una prenotazione che non passa per la OTA e non lascia commissione a Booking.com o Expedia.

Raccoglie le richieste degli ospiti

Annota preferenze, anniversari, esigenze alimentari, richieste di accessibilità e note speciali, e le scrive sul profilo dell'ospite per la reception. L'ospite arriva e il front desk sa già di cosa ha bisogno, senza dover ripetere nulla.

Coordina check-in e check-out

Gestisce le richieste di check-in anticipato e late check-out, verifica la disponibilità e segnala alle pulizie quando una camera ha bisogno di una priorità nel riassetto. Per banchetti, eventi e gruppi raccoglie i dettagli e li passa al referente vendite.

Perché un hotel lo sceglie

Perché un hotel sceglie un receptionist AI?

Risponde di notte e in alta stagione, recupera le prenotazioni dirette, qualifica le richieste di gruppo e parla più lingue. Tutto pensato per come funziona davvero una struttura ricettiva.

Risponde anche di notte

Un ospite chiama alle 2 di notte per un problema con la prenotazione e il front desk è ridotto all'osso. Il receptionist AI risponde a ogni chiamata in contemporanea, 24 ore su 24, anche in piena alta stagione: chi chiama trova sempre risposta e il personale notturno resta concentrato sugli ospiti in struttura.

Recupera le prenotazioni dirette

Una chiamata diretta caduta in segreteria spesso si trasforma in una prenotazione fatta tramite OTA, con la relativa commissione. Il receptionist AI risponde subito a ogni chiamata diretta, conferma sul momento e scrive la prenotazione sul PMS, proprio nel momento in cui l'ospite è più disposto a prenotare diretto.

Più lingue su un'unica linea

L'Italia accoglie ospiti da tutto il mondo. Il receptionist AI risponde in italiano agli ospiti italiani e in inglese, o in altre lingue, a chi chiama dall'estero, rilevando la lingua di chi chiama. Ogni ospite viene accolto nella sua lingua senza una linea o uno staff dedicato per ciascuna.

Voce naturale, tono del suo hotel

Parla un italiano fluente e mantiene il registro che ha scelto per la sua struttura. Niente menu a toni, niente "prema 1": una conversazione vera, accogliente, dalla prima parola, nella lingua dell'ospite che chiama.

Richieste di gruppo qualificate

Gestisce le richieste per gruppi ed eventi raccogliendo date, numero di camere, numero di ospiti e necessità, e passa un contatto già qualificato al referente vendite. Niente lead persi perché nessuno ha risposto al telefono nel momento giusto.

Dati nell'UE, a norma GDPR

Le conversazioni vengono elaborate e conservate all'interno dell'Unione Europea. Nessun trasferimento oltreoceano, nessuna complicazione legata a Schrems II. In apertura l'agente dichiara di essere un sistema automatizzato, in linea con GDPR e Garante.

Per chi è pensato

Per quali strutture è pensato?

Hotel indipendenti e boutique

Una struttura con un front desk ridotto non riesce a coprire il telefono 24 ore su 24: di notte e nei picchi le chiamate restano senza risposta. Il receptionist AI gestisce prenotazioni, richieste e check-in, mentre il personale resta concentrato sugli ospiti in struttura.

Gruppi alberghieri e catene

Più strutture, più tariffe, più tipologie di camera. Il receptionist AI instrada ogni chiamata alla struttura giusta con le tariffe e la disponibilità corrette, evitando i rimbalzi tra numeri e i passaggi di mano tra gli hotel del gruppo.

B&B, agriturismi e strutture stagionali

In alta stagione le richieste si moltiplicano e nessuno riesce a rispondere a tutte. Il receptionist AI raccoglie ogni richiesta di prenotazione, risponde alle domande su orari, accesso e servizi e passa al titolare solo ciò che richiede una persona.

Come si parte

Dalla consulenza al go-live in pochi passaggi.

  1. 01

    Prenoti la consulenza

    Una chiamata gratuita di 30 minuti. Ci racconta com'è organizzata la struttura, quante chiamate riceve, come gestisce prenotazioni e check-in e quale PMS o booking engine usa. Niente carta, niente impegno.

  2. 02

    Definiamo cosa deve gestire

    Insieme stabiliamo cosa affidare al receptionist AI: prenotazioni dirette, richieste degli ospiti, check-in anticipati, richieste di gruppo. E cosa deve sempre arrivare al manager di turno o al referente vendite.

  3. 03

    Configuriamo e colleghiamo

    Impostiamo la voce, le tariffe, i flussi e l'integrazione con il PMS o il sistema di prenotazione. Proviamo tutto in ambiente protetto, anche scenari di alta stagione e chiamate notturne, poi si va in produzione sul numero dell'hotel.

  4. 04

    Nessuna chiamata va più persa

    Da subito il receptionist AI risponde, gestisce le prenotazioni e le passa solo ciò che richiede una persona. Lei riceve i riepiloghi e il front desk resta concentrato sull'esperienza degli ospiti.

Domande frequenti

Le risposte alle domande di un hotel.

È un agente vocale che risponde alle chiamate della struttura al posto del front desk, 24 ore su 24. In apertura dichiara di essere un sistema automatizzato, poi ascolta chi chiama, capisce la richiesta, controlla la disponibilità delle camere sul PMS o sul booking engine e prenota indicando date, tipologia di camera, numero di ospiti e tariffa. Non è un risponditore a toni: è una conversazione vera. Gestisce anche richieste degli ospiti, check-in anticipati e late check-out, e per le richieste complesse, come un gruppo o un evento, raccoglie i dettagli e li passa al referente vendite o al manager di turno.
Sì, ed è proprio qui che serve di più. Il receptionist AI gestisce un numero illimitato di chiamate in contemporanea, 24 ore su 24: di notte, quando il front desk è ridotto all'osso, e in piena alta stagione, quando squillano più telefoni insieme. Un ospite che chiama alle 2 di notte per un problema con la prenotazione trova sempre risposta, mentre il personale notturno resta concentrato sugli ospiti in struttura.
Non c'è un listino unico, perché ogni struttura ha un volume di chiamate, un PMS e un caso d'uso diversi: c'è chi vuole solo le prenotazioni dirette, chi anche le richieste degli ospiti e i check-in, chi le richieste di gruppo. Definiamo insieme cosa deve gestire il receptionist AI durante una consulenza gratuita di 30 minuti, poi costruiamo una proposta su misura. Il riferimento giusto non è il costo di un abbonamento, ma il valore di una prenotazione diretta che oggi va persa, o finisce su una OTA con la sua commissione, perché nessuno ha risposto al telefono.
Sì. Le conversazioni vengono elaborate e conservate all'interno dell'Unione Europea, senza trasferimenti oltreoceano e senza le complicazioni legate a Schrems II. Il receptionist AI fornisce l'informativa in apertura, dichiara la propria natura automatizzata e tratta i dati secondo il GDPR e le indicazioni del Garante per la protezione dei dati personali, l'autorità di controllo italiana ai sensi dell'articolo 51 del GDPR. La dichiarazione di natura automatizzata all'inizio della chiamata risponde anche all'obbligo di trasparenza dell'articolo 50 dell'EU AI Act. Ogni chiamata resta tracciata e verificabile.
Sì. Il receptionist AI si collega ai PMS, ai booking engine e ai channel manager dotati di API: scrive le prenotazioni direttamente nel sistema, evita gli overbooking e recapita richieste e preferenze sul profilo dell'ospite, dove il personale già lavora. L'integrazione la costruiamo noi durante il setup: lei non deve toccare nulla. Se usa un sistema che espone delle API, nella maggior parte dei casi riusciamo a collegarlo.
Sì. Il receptionist AI risponde subito a ogni chiamata diretta, proprio nel momento in cui l'ospite è più disposto a prenotare diretto invece di passare per Booking.com o Expedia. Una chiamata diretta che cade in segreteria spesso si trasforma in una prenotazione tramite OTA, con la relativa commissione. Rispondendo a ogni chiamata, conferma la prenotazione e la scrive sul PMS, la struttura trattiene la prenotazione e la relazione con l'ospite, senza la commissione dell'intermediario.
Sì. Il receptionist AI risponde in italiano agli ospiti italiani e in inglese, o in altre lingue, a chi chiama dall'estero, rilevando la lingua di chi chiama. Per una struttura che accoglie viaggiatori internazionali, e l'Italia è tra le destinazioni più visitate dell'Unione Europea, significa accogliere ogni ospite nella sua lingua senza una linea dedicata o personale aggiuntivo.
Sì. Può sentire una nostra voce AI in produzione chiamando il numero +1 (218) 636-0234, che risponde anche in italiano. Per valutarlo sulla sua struttura prenoti la consulenza gratuita di 30 minuti: durante la call le facciamo sentire un agente calibrato sul caso d'uso di un hotel e definiamo insieme cosa deve gestire. Sente la voce, fa domande, decide con calma. Niente carta, niente impegno.
JB
Justas Butkus

Fondatore e CEO, AInora

Costruisco amministratori digitali AI che sostituiscono il lavoro di reception per le aziende di servizi in tutta Europa. In precedenza ho creato sistemi di IA vocale per cliniche dentali, hotel e ristoranti.

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30 minuti, niente carta, niente impegno. Le facciamo sentire un agente in produzione e definiamo come il receptionist AI lavorerebbe per il suo hotel.

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