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Segretaria AI · Studi professionali

Una segretaria AI che risponde sempre.

Per studi legali, di commercialisti e medici. Risponde al telefono 24 ore su 24, fissa gli appuntamenti in agenda e fa il triage delle urgenze, anche quando lei è in udienza, in visita o in riunione.

Voce naturale con il Lei, dati conservati in UE e a norma GDPR. Prenoti una consulenza gratuita di 30 minuti: le facciamo sentire un agente in produzione e definiamo il suo caso d'uso.

Prenota una consulenza gratuitaSenti la voce: +1 (218) 636-0234

Risposta 24/7  ·  Voce con il Lei  ·  Dati in UE, conforme GDPR

1,36 mln
Liberi professionisti in Italia (2023)
Fonte: Confprofessioni
58,9 mln
Popolazione residente (1 gen 2026)
Fonte: ISTAT
Garante
Autorità di controllo dati
Fonte: Garante Privacy
24/7
Risponde sempre

Che cos'è una segretaria AI per studi professionali?

Una segretaria AI per studi professionali è un agente vocale che risponde al telefono dello studio al posto della segreteria, 24 ore su 24. Parla un italiano naturale con il Lei, capisce la richiesta di chi chiama, fissa gli appuntamenti in agenda e fa il triage delle urgenze, inoltrando al professionista solo ciò che richiede davvero il suo intervento. È pensata per studi legali, di commercialisti e medici a basso volume di chiamate, dove ogni telefonata persa può tradursi in un cliente perso, e tratta i dati all'interno dell'Unione Europea nel rispetto del GDPR e delle indicazioni del Garante per la protezione dei dati personali.

Il libero professionista vive un problema strutturale: il telefono squilla proprio mentre è in udienza, in visita o con un cliente, cioè quando non può rispondere. In Italia i liberi professionisti sono circa 1,36 milioni e rappresentano il 5,8% della forza lavoro (Fonte: Confprofessioni, IX Rapporto sulle libere professioni in Italia, su dati ISTAT), e nella maggior parte dei casi lo studio è gestito dal professionista stesso o da una sola persona in segreteria. Una chiamata che cade nel vuoto non è un fastidio amministrativo: è un potenziale cliente che chiama lo studio successivo nell'elenco.

A differenza di un risponditore o di una casella vocale, la segretaria AI non si limita a registrare un messaggio. Conduce una conversazione, controlla la disponibilità su Google Calendar o sul gestionale dello studio e scrive l'appuntamento durante la telefonata. Quando rileva un'urgenza la inoltra subito; per tutte le altre chiamate lascia una nota strutturata con chi ha chiamato, cosa voleva e cosa è stato fissato.

La trasparenza è incorporata. All'inizio di ogni chiamata l'agente dichiara di essere un sistema automatizzato e fornisce l'informativa: questo risponde all'obbligo di disclosure dell'articolo 50 dell'EU AI Act, che richiede che l'interazione con un sistema di IA sia comunicata in modo chiaro e distinguibile, al più tardi al momento della prima interazione (Fonte: EU AI Act, articolo 50), oltre ai principi di trasparenza del GDPR.

Risponde quando lei non può

Durante un'udienza, una visita o una riunione il telefono dello studio resta scoperto. La segretaria AI risponde a ogni chiamata, anche di sera, nei weekend e nei giorni di chiusura, senza far squillare a vuoto.

Fissa gli appuntamenti in agenda

Controlla la disponibilità sul suo Google Calendar o sul gestionale dello studio e propone gli slot liberi. L'appuntamento viene scritto in agenda durante la chiamata, senza richiami e senza doppie prenotazioni.

Fa il triage delle urgenze

Distingue una richiesta di informazioni da un caso che non può aspettare. Le urgenze vengono inoltrate subito a lei o al collega di turno, il resto viene preso in carico e riepilogato in una nota strutturata.

Perché uno studio la sceglie

Perché un libero professionista sceglie una segretaria AI?

Voce professionale, integrazione con i suoi strumenti e trattamento dei dati in UE. Tutto pensato per uno studio a basso volume di chiamate.

Voce naturale, registro professionale

Parla un italiano fluente con il Lei e mantiene il tono formale che un cliente si aspetta da uno studio. Niente menu a toni, niente "prema 1": una conversazione vera, dalla prima parola.

Pensata per i bassi volumi

Uno studio riceve poche chiamate al giorno, ma ognuna conta. La segretaria AI ha senso proprio qui: non sostituisce un centralino affollato, copre le chiamate che oggi vanno perse perché lei era occupato.

Dati in UE, a norma GDPR

Le conversazioni vengono elaborate e conservate all'interno dell'Unione Europea. Nessun trasferimento oltreoceano, nessuna complicazione legata a Schrems II, nessuna dipendenza da decisioni di adeguatezza.

Trasparenza verso il Garante

In apertura la segretaria AI dichiara di essere un sistema automatizzato e fornisce l'informativa, in linea con i requisiti del GDPR e del Garante per la protezione dei dati personali. Ogni chiamata resta tracciata e verificabile.

Si integra con i suoi strumenti

Si collega a Google Calendar, ai CRM e ai gestionali di studio dotati di API. Le prenotazioni e i messaggi arrivano dove già lavora, senza doppi inserimenti manuali.

Riepilogo di ogni chiamata

Per ogni telefonata riceve una nota chiara: chi ha chiamato, cosa voleva, cosa è stato fissato e cosa richiede un suo intervento. Niente più foglietti e numeri persi sul blocco note.

Per chi è pensata

Per quali studi professionali è pensata?

Studi legali

L'avvocato è in udienza o in consulto e il telefono dello studio scopre proprio le chiamate dei nuovi clienti. La segretaria AI raccoglie l'oggetto della richiesta, fissa un primo appuntamento e segnala le urgenze, mantenendo il riserbo dovuto.

Studi di commercialisti

Nei picchi da scadenza fiscale le chiamate si accumulano e i clienti richiamano più volte. La segretaria AI risponde sempre, prende nota delle richieste, fissa gli incontri in agenda e instrada i casi che richiedono il professionista.

Studi medici

Tra una visita e l'altra, e nella pausa pranzo, le chiamate dei pazienti restano senza risposta. La segretaria AI gestisce prenotazioni e spostamenti, fa triage delle richieste urgenti e libera lo studio dal telefono che squilla a vuoto.

Come si parte

Dalla consulenza al go-live in pochi passaggi.

  1. 01

    Prenoti la consulenza

    Una chiamata gratuita di 30 minuti. Ci racconta com'è organizzato lo studio, quante chiamate riceve e quale gestionale usa. Niente carta, niente impegno.

  2. 02

    Definiamo cosa deve gestire

    Insieme stabiliamo cosa affidare alla segretaria AI: appuntamenti, prima accoglienza, triage delle urgenze, richiamate. E cosa deve sempre arrivare a lei.

  3. 03

    Configuriamo e colleghiamo

    Impostiamo la voce, i flussi e l'integrazione con Google Calendar o il gestionale. Proviamo tutto in ambiente protetto, poi si va in produzione sul numero dello studio.

  4. 04

    Le chiamate non vanno più perse

    Da subito la segretaria AI risponde, fissa gli appuntamenti e le passa solo ciò che richiede il suo intervento. Lei riceve i riepiloghi e mantiene il controllo.

Domande frequenti

Le risposte alle domande di uno studio.

È un agente vocale che risponde alle chiamate dello studio al posto della segreteria, 24 ore su 24. In apertura dichiara di essere un sistema automatizzato, poi ascolta chi chiama, capisce la richiesta, controlla la disponibilità in agenda e fissa l'appuntamento. Non è un risponditore a toni: è una conversazione vera. Se la richiesta è urgente o richiede il professionista, la inoltra subito; in ogni caso le lascia una nota strutturata con i dettagli della chiamata.
La voce è fluente e parla un italiano corretto, con il Lei e il registro formale che un cliente si aspetta da uno studio professionale. Non legge frasi rigide e non usa il tu informale: conduce una conversazione, fa le domande giuste e si adatta a chi ha di fronte. Durante la consulenza gratuita le facciamo sentire un agente in produzione, così giudica la voce di persona prima di decidere.
Non c'è un listino unico, perché ogni studio ha un volume di chiamate, un gestionale e un caso d'uso diversi. Definiamo insieme cosa deve gestire la segretaria AI durante una consulenza gratuita di 30 minuti, poi costruiamo una proposta su misura. Il riferimento giusto non è il costo di un abbonamento, ma il valore di un cliente che oggi va perso perché nessuno risponde mentre lei è in udienza, in visita o con un cliente.
Sì. Le conversazioni vengono elaborate e conservate all'interno dell'Unione Europea, senza trasferimenti oltreoceano e senza le complicazioni legate a Schrems II. La segretaria AI fornisce l'informativa in apertura, dichiara la propria natura automatizzata e tratta i dati secondo il GDPR e le indicazioni del Garante per la protezione dei dati personali, l'autorità di controllo italiana ai sensi dell'articolo 51 del GDPR. La dichiarazione di natura automatizzata all'inizio della chiamata risponde anche all'obbligo di trasparenza dell'articolo 50 dell'EU AI Act. Ogni chiamata resta tracciata e verificabile.
Sì. La segretaria AI si collega a Google Calendar e ai gestionali di studio e CRM dotati di API: scrive gli appuntamenti in agenda, evita le doppie prenotazioni e recapita i messaggi dove lei già lavora. L'integrazione la costruiamo noi durante il setup: lei non deve toccare nulla. Se usa un software che espone delle API, nella maggior parte dei casi riusciamo a collegarlo.
Sì, è proprio il caso d'uso ideale. Uno studio professionale riceve un volume contenuto di chiamate, ma ognuna può essere un nuovo cliente o un appuntamento che salta. La segretaria AI non serve a smaltire un centralino affollato: serve a coprire le chiamate che oggi vanno perse perché lei era in udienza, in visita o in riunione.
Sì. La segretaria AI si attiva sul numero che già usa, tramite inoltro di chiamata o trunk SIP. Può scegliere di farla rispondere a ogni chiamata oppure solo quando lei non risponde entro un certo numero di squilli. Non deve cambiare il numero dello studio né avvisare i suoi clienti.
Sì. Può sentire una nostra voce AI in produzione chiamando il numero +1 (218) 636-0234, che risponde anche in italiano. Per valutarla sul suo studio prenoti la consulenza gratuita di 30 minuti: durante la call le facciamo sentire un agente calibrato sul suo caso d'uso e definiamo insieme cosa deve gestire. Sente la voce, fa domande, decide con calma. Niente carta, niente impegno.
JB
Justas Butkus

Fondatore e CEO, AInora

Costruisco amministratori digitali AI che sostituiscono il lavoro di reception per le aziende di servizi in tutta Europa. In precedenza ho creato sistemi di IA vocale per cliniche dentali, hotel e ristoranti.

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