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Accueil téléphonique IA · Cabinets de kinésithérapie

Vous avez les mains sur le patient. Pas sur le téléphone.

Accueil téléphonique 24/7 pour cabinets de kinésithérapie. L’agent prend les rendez-vous, répond aux questions d’ordonnance et de prise en charge, gère les annulations en reproposant le créneau et capte les appels hors horaires. En français, pendant que vous traitez, directement dans votre agenda.

Réservez une consultation gratuite
Réponse en moins d’une seconde|Appels illimités en simultané|Conforme RGPD, données en UE
CNIL
Autorité française de protection des données
RGPD
Données traitées et hébergées dans l’UE
UE
Hébergement de données de santé au sein de l’Union européenne
24/7
Disponibilité de l’accueil téléphonique IA

Définition

Un accueil téléphonique IA pour cabinet de kinésithérapie est un agent vocal qui répond à la ligne du cabinet, en français naturel, 24h/24 et 7j/7. Il comprend la demande, vérifie les disponibilités dans l’agenda selon le type de séance, pose ou reporte le rendez-vous, répond aux questions pratiques d’ordonnance et de prise en charge à partir de votre base, et gère les annulations en reproposant le créneau libéré. Pour un praticien qui a les mains sur le patient et ne peut pas décrocher en séance, il remplace la messagerie vocale et la ligne occupée, et il capte les rendez-vous qui partaient jusque-là chez un autre cabinet plus disponible.

Ce que fait l’accueil IA

Conçu pour le rythme réel d’un cabinet de kiné.

Prise et gestion des rendez-vous

L’agent propose les créneaux disponibles selon le motif (rééducation, séance de suivi, bilan), pose le rendez-vous dans votre agenda et envoie une confirmation par SMS. Il gère aussi les reports sans interrompre la séance en cours.

Questions d’ordonnance et de prise en charge

L’agent renseigne les patients sur les pièces à apporter (prescription médicale, carte Vitale, justificatifs), le nombre de séances prescrites et le déroulé d’un premier rendez-vous, à partir de votre base, sans poser de diagnostic.

Annulations et remplacement de créneau

Quand un patient annule, l’agent libère le créneau et propose la place aux patients en liste d’attente ou en suivi régulier. Un trou de dernière minute est aussitôt reproposé, au lieu de rester vide sur la journée.

Pourquoi cela change votre agenda

Vous ne pouvez pas être à la fois sur le patient et au téléphone.

Pour un cabinet de kiné, le téléphone reste le premier point d’entrée des nouveaux patients. Le problème n’est pas le manque de demandes, c’est l’impossibilité d’y répondre pendant les soins ou hors horaires, et la difficulté à reproposer un créneau annulé à temps.

Vous avez les mains sur le patient, pas sur le téléphone

Pendant une séance, vous ne décrochez pas : le soin prime. Les appels partent en messagerie, les nouveaux patients ne rappellent pas et choisissent un autre cabinet plus disponible. L’agent répond pendant que vous traitez, et chaque demande de rendez-vous est captée au lieu d’être perdue.

Une annulation tardive laisse un créneau vide

Un patient annule le matin pour l’après-midi. Sans personne pour reproposer la place, le créneau reste vide et c’est du temps de soin perdu, non rattrapable. L’agent détecte le trou et propose immédiatement la place à un patient en attente ou en suivi régulier.

Les appels hors horaires ne sont jamais rappelés

Un patient cherche un kiné le soir, après une douleur ou une consultation médicale. Le cabinet est fermé, l’appel tombe sur la messagerie et le patient prend rendez-vous ailleurs avant l’ouverture. L’agent prend la demande à toute heure et pose le rendez-vous selon vos règles.

Répartition des appels

Ce que l’IA traite. Quand le praticien prend le relais.

L’agent couvre les 80 % routiniers. Le praticien intervient sur les 20 % qui relèvent du soin et de l’évaluation clinique, avec le contexte complet de l’appel.

L’IA traite

Le routinier, tout de suite

Un humain prend le relais

Avec le contexte complet

Prise, report et confirmation de rendez-vous
Plan de rééducation et orientation du parcours de soin
Questions sur l’ordonnance, les pièces à apporter, la prise en charge
Question clinique sur la pathologie ou les exercices à domicile
Annulation et remplacement immédiat du créneau
Cas urgent ou douleur aiguë à évaluer par le praticien
Liste d’attente : inscription et rappel dès qu’une place se libère
Coordination avec le médecin prescripteur ou un confrère
Déroulé d’un premier rendez-vous et informations pratiques
Conseil personnalisé sur le traitement et le suivi

Vos règles de transfert sont définies pendant la mise en place et ajustables à tout moment avec votre interlocuteur dédié.

Intégrations

AInora se connecte aux outils de votre cabinet.

Les rendez-vous, les reports et les demandes en attente arrivent directement dans votre agenda et votre logiciel de cabinet. Pas de double saisie, pas de créneau annulé qui reste vide faute d’avoir été reproposé.

Agenda et logiciel de cabinet

L’agent lit vos disponibilités en temps réel et pose le rendez-vous directement dans votre agenda ou votre logiciel de gestion de cabinet, avec le motif et la durée adaptée, sans double saisie.

Google Calendar

Pour les praticiens et les cabinets qui pilotent leurs plannings sur agenda partagé, l’agent pose le rendez-vous au bon créneau, respecte les durées par type de séance et évite les chevauchements.

noCRM.io

Pour le suivi des nouveaux patients et des demandes en liste d’attente, l’agent crée la fiche (motif, prescription, disponibilités souhaitées), prête à être rappelée quand un créneau se libère.

Votre outil n’est pas dans la liste ? S’il expose une API, nous construisons l’intégration pendant la mise en production.

Comment ça se passe

Quatre étapes, sans engagement.

    01

    Réservez l’appel

    Consultation gratuite de 30 minutes. Sans carte, sans engagement.

    02

    Nous cadrons votre cabinet

    Types de séances et durées, règles d’agenda, base de réponses (ordonnance, prise en charge, première séance), liste d’attente, horaires, règles de transfert, ton de marque.

    03

    Nous configurons et lançons

    Agent paramétré, voix réglée, intégrations testées avec votre agenda et votre logiciel de cabinet, en scénarios de prise de rendez-vous et d’annulation.

    04

    Les appels deviennent des séances

    Vous récupérez les rendez-vous, les créneaux annulés reproposés et les demandes hors horaires. Vous gardez la main sur les transferts vers le praticien.

FAQ

Questions fréquentes.

C’est un agent vocal qui répond à la ligne du cabinet 24h/24 et 7j/7, en français naturel. Il décroche dès la première sonnerie, comprend la demande (rendez-vous, report, annulation, question d’ordonnance ou de prise en charge), vérifie les disponibilités dans votre agenda selon le type de séance et confirme le créneau, puis envoie une confirmation par SMS. Vous gardez votre numéro ; nous ajoutons une couche IA qui répond pendant que vous êtes avec un patient, sans interrompre la séance.
Oui, et c’est l’un de ses apports les plus concrets. Quand un patient annule, l’agent libère le créneau et propose immédiatement la place aux patients inscrits sur la liste d’attente ou en suivi régulier, par appel sortant ou par SMS selon vos règles. Un trou de dernière minute est ainsi rattrapé au lieu de rester vide, ce qui protège directement votre temps de soin sur la journée.
Oui. L’agent renseigne les patients sur les éléments pratiques à partir de votre base : pièces à apporter (prescription médicale, carte Vitale, justificatifs), nombre de séances prescrites, déroulé du premier rendez-vous, durée et fréquence habituelles. Il ne pose jamais de diagnostic, ne donne pas d’avis clinique et ne se substitue pas au kinésithérapeute. Dès qu’une question relève du soin ou de l’évaluation, il transfère ou planifie un rappel avec le praticien, en respectant les règles que vous avez définies.
L’intérêt n’est pas de comparer un tarif à un salaire, mais de regarder ce que vous récupérez. Un nouveau patient qui tombe sur la messagerie pendant votre séance appelle souvent le cabinet suivant, et une annulation non reproposée laisse un créneau vide non rattrapable. En captant les demandes pendant les soins et hors horaires, et en remplissant les créneaux annulés, l’agent transforme des appels perdus en séances, ce qui agit directement sur le remplissage de votre agenda sans dépendre des horaires d’un poste.
Oui. Toutes les données sont traitées et hébergées au sein de l’Union européenne, sans transfert hors UE. L’agent annonce au début de l’appel qu’il s’agit d’une assistance par intelligence artificielle, recueille le consentement à l’enregistrement lorsqu’il s’applique et applique la minimisation des données ainsi que des durées de conservation limitées. Le dispositif est conçu pour répondre aux exigences de la CNIL et du RGPD, un point d’autant plus important en cabinet de santé, où les informations échangées relèvent de catégories sensibles et appellent une vigilance renforcée sur l’information du patient et l’exercice de ses droits.
Oui. AInora se connecte à votre agenda (Google Calendar) et à votre logiciel de gestion de cabinet pour lire les disponibilités et poser les rendez-vous selon le motif et la durée. Pour le suivi des nouveaux patients et des listes d’attente, il peut aussi écrire dans un outil de pistes comme noCRM.io. Pour tout outil exposant une API, nous construisons l’intégration pendant la mise en production, afin que les rendez-vous et les demandes arrivent automatiquement au bon endroit, sans double saisie.
Oui. L’agent s’exprime en français naturel, avec le vouvoiement par défaut et un ton attentif, adapté à un patient qui appelle parfois avec une douleur ou une inquiétude. Il détecte aussi la langue du correspondant et bascule en cours d’appel, utile pour les cabinets qui reçoivent une patientèle internationale ou des expatriés sans mobiliser de personnel multilingue.
Non. L’agent fonctionne avec le numéro existant de votre cabinet, par renvoi d’appel ou raccordement de ligne. Vos patients continuent d’appeler le numéro qu’ils connaissent, celui de votre plaque et de vos fiches en ligne. Rien ne change pour eux à l’affichage.
JB
Justas Butkus

Fondateur et PDG, AInora

Je construis des administrateurs numériques par IA qui remplacent l’accueil pour les entreprises de services à travers l’Europe. Auparavant, j’ai conçu des systèmes d’IA vocale pour cabinets dentaires, hôtels et restaurants.

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