Integración · Conocimiento interno
Asistente de IA interno
Un sistema conectado a los documentos, los procesos y las herramientas de su propia empresa. Responde a las preguntas del equipo con la información de la casa, dice de dónde la ha sacado y respeta los permisos que usted ya tiene definidos.
Definición
¿Qué es un asistente de IA interno?
Un asistente de IA interno es un sistema de inteligencia artificial conectado a los documentos, procesos y herramientas de una empresa concreta, que responde a las preguntas de su equipo con la información de la casa y señala de qué documento o registro sale cada respuesta. Se diferencia de un asistente público en dos cosas: contesta desde el contenido de la empresa y no desde un conocimiento general, y respeta los permisos que esa empresa ya tiene definidos.
En la práctica, es la respuesta a una pregunta muy poco espectacular: cuánto tiempo pierde su equipo cada semana buscando algo que la empresa ya sabe. Está en un contrato de hace tres años, en un correo de un compañero que ya no trabaja aquí, en la tercera pestaña de una hoja de cálculo. La versión en inglés de esta página, con el planteamiento general del sistema, está en AI teammate.
Capacidades
Qué hace en el día a día
No todas estas capacidades entran en el mismo proyecto. El alcance se decide por dónde está el atasco real, y suele empezar por una sola.
Responde con los documentos de la casa
Contratos, manuales, protocolos, tarifas internas, actas, correos archivados. Una persona pregunta en lenguaje normal y recibe la respuesta con el enlace al documento del que sale, para poder comprobarla en dos clics.
Busca en los sistemas, no solo en las carpetas
Cuando la respuesta está en el CRM, en el ERP o en la herramienta de tickets y no en un documento, el asistente consulta ahí. Es la diferencia entre un buscador de archivos y un sistema que sabe en qué estado está un pedido.
Prepara borradores con el tono y las reglas de la empresa
Respuestas a clientes, propuestas, resúmenes de expediente, informes internos. El borrador sale ya con los datos correctos porque el sistema los ha leído del expediente, y no de la memoria de quien escribe.
Resume lo que ha pasado
Conversaciones con un cliente, hilos largos de correo, llamadas, incidencias. Especialmente útil cuando alguien vuelve de vacaciones o cuando un expediente cambia de manos.
Respeta quién puede ver qué
Los permisos no se inventan de nuevo: el asistente hereda los que ya existen en sus sistemas. Si una persona no tiene acceso a una carpeta, tampoco recibe respuestas construidas con su contenido.
Se conecta con el teléfono cuando hace falta
El mismo conocimiento interno alimenta al agente de voz que atiende las llamadas, de modo que quien llama recibe la misma respuesta que recibiría un empleado. Es un sistema, no dos proyectos separados.
Integración
Con qué se integra
La palabra que describe este proyecto no es «inteligencia artificial», es integración. La parte de IA está resuelta; lo que decide si el sistema sirve es a qué está conectado.
| Fuente | Qué aporta | Qué hay que decidir antes |
|---|---|---|
| Gestor documental y unidades compartidas | Contratos, manuales, protocolos, plantillas, actas | Cuál es la carpeta válida cuando existen tres versiones del mismo documento |
| CRM | Historial de cliente, oportunidades, condiciones acordadas | Qué campos son de consulta y cuáles no deben aparecer nunca en una respuesta |
| ERP o sistema de gestión | Estado de pedidos, existencias, facturación | Con qué frecuencia se refresca y qué se hace cuando el dato llega con retraso |
| Correo y calendario | Hilos con clientes, acuerdos por escrito, disponibilidad | Qué buzones entran y cuáles quedan fuera por completo |
| Herramienta de tickets o incidencias | Casos anteriores y cómo se resolvieron | Si los casos cerrados sirven como referencia o solo como estadística |
| Bases de datos internas | Tarifas, catálogos, tablas propias | Quién es el responsable de cada tabla y con qué periodicidad se revisa |
Cuando un sistema expone una API, se conecta. Cuando no la expone, se decide caso por caso si la información se sincroniza de otra forma o si se queda fuera del alcance, y eso se dice antes de firmar nada. El catálogo general de integraciones está en la plataforma.
Trazabilidad
De dónde salen las respuestas, y qué pasa cuando envejecen
Cada respuesta viene con la referencia del documento o del registro del que procede. No es un adorno: es lo que convierte el sistema en algo comprobable en dos clics, y es el motivo por el que un empleado se atreve a usarlo para algo que va a salir hacia un cliente.
La pregunta que casi nadie hace antes de comprar uno de estos sistemas es qué ocurre cuando un documento queda obsoleto. La respuesta honesta es que el sistema seguirá contestando con él hasta que alguien lo retire, porque no tiene forma de saber que la política de devoluciones cambió en una reunión. Por eso un despliegue serio incluye siempre dos cosas: la fuente visible en cada respuesta, para que una persona pueda detectar el desfase, y un procedimiento acordado para retirar o sustituir un documento cuando cambia.
La señal de alarma más útil al comparar proveedores
Pregunte cómo se corrige una respuesta equivocada y quién es responsable de hacerlo. Si la conversación se desvía hacia la precisión del modelo en lugar de hacia el procedimiento de mantenimiento, el problema aparecerá a los seis meses, cuando el sistema esté contestando con seguridad a partir de documentos que ya nadie usa. La precisión es una propiedad del sistema; la vigencia es una propiedad de la organización.
Honestamente
Qué no es, dicho con claridad
No es un chat público con su logotipo
La diferencia no está en la apariencia sino en la fuente de la respuesta. Un asistente general contesta desde lo que aprendió en internet; este contesta desde lo que hay en sus sistemas, y por eso puede citar.
No es un buscador con una capa bonita
Un buscador devuelve documentos. Esto devuelve respuestas y consulta también sistemas donde no hay documentos, como el estado de un pedido. Si lo que necesita es solo encontrar archivos, hay opciones más baratas y conviene decirlo.
No arregla un desorden documental por sí solo
Lo hace visible, que ya es mucho, pero decidir cuál de las tres versiones de un procedimiento es la buena sigue siendo una decisión humana. Ese trabajo aparece en el proyecto y conviene contarlo con él dentro y no fuera.
No sustituye la decisión de una persona
Prepara, resume y localiza. Cuando el resultado afecta a alguien, decide una persona y consta quién. Esa regla se escribe en la política interna de uso de IA, no en la configuración del sistema.
Datos
Datos, permisos y dónde se aloja
Ubicación. Los datos de cliente se procesan y almacenan en servidores situados en la Unión Europea. Cuando interviene un subencargado en la prestación del servicio, cualquier transferencia fuera de la UE o del Espacio Económico Europeo se realiza con las garantías que exige el RGPD, y los subencargados que utilizamos figuran en nuestra política de privacidad. El procesamiento exclusivamente dentro de la UE está disponible bajo petición para los despliegues que lo requieran.
Permisos. El asistente hereda los permisos que ya existen en sus sistemas en lugar de crear un esquema nuevo. Si una persona no tiene acceso a una carpeta o a un registro, el sistema no construye respuestas para ella con ese contenido. Definir esta parte es uno de los pasos del despliegue, y con frecuencia saca a la luz permisos heredados que la empresa había olvidado que existían.
Disponibilidad. Los sistemas que operamos para clientes de empresa funcionan con una disponibilidad del 99,9 %. Los detalles de arquitectura, cifrado y conservación están en la página de seguridad.
Reglas de uso. Un sistema interno no elimina la necesidad de decidir qué información puede salir hacia herramientas externas: la desplaza. Esa decisión se escribe en un documento corto, y cómo se redacta está en política de uso de IA en la empresa.
Despliegue
Cómo se despliega
Las veinte preguntas que más se repiten
No empezamos por los documentos sino por las preguntas. Un responsable y dos personas del equipo enumeran lo que más veces se pregunta por chat interno o por pasillo. Esa lista decide el alcance mejor que cualquier inventario de carpetas.
Fuentes, permisos y versión válida
Para cada pregunta se localiza dónde vive la respuesta, quién debería poder verla y cuál es la versión buena. Este paso es el que más tiempo consume y el que decide si el sistema será fiable o solo rápido.
Conexión y primer alcance acotado
Se conectan las fuentes elegidas y se abre a un grupo pequeño con un ámbito reducido. Un alcance corto que funciona vale más que uno amplio que responde a medias, porque la confianza del equipo se pierde una sola vez.
Prueba con preguntas reales, no de demostración
El grupo pregunta lo que preguntaría en un día normal, incluidas las preguntas mal formuladas. Lo que se corrige aquí no suele ser el sistema, sino los documentos que contestan mal.
Apertura, formación y mantenimiento
Se abre al resto, se forma al equipo en cómo preguntar y cómo comprobar, y se acuerda quién retira o sustituye un documento cuando cambia. Sin este último punto el sistema envejece en silencio.
La otra mitad
El sistema y las personas son un solo proyecto
Un asistente interno bien construido puede quedarse sin usar. Es el modo de fallo más frecuente y no tiene nada que ver con la tecnología: la gente no sabe qué tipo de preguntas conviene hacerle, no distingue una respuesta fiable de una que hay que comprobar, y a las tres semanas vuelve a preguntar a la compañera de al lado porque es más rápido.
Por eso la formación entra en el alcance desde el principio y no en la última semana. Se imparte sobre el sistema real, con las preguntas reales del equipo, y deja por escrito las reglas de uso. Cómo lo hacemos está en formación en IA para empresas, y en España existe además un crédito anual que puede cubrir ese tipo de formación: lo explicamos en ayudas para la formación en IA.
Y si el sistema interno va a alimentar también al agente que atiende el teléfono, conviene verlo como una sola arquitectura desde el primer día: la plataforma de llamadas con IA.
Preguntas
Preguntas frecuentes.
Fundador y CEO, AInora
Construyo administradores digitales con IA que sustituyen el trabajo de recepción en empresas de servicios en toda Europa. Anteriormente desarrollé sistemas de IA de voz para clínicas dentales, hoteles y restaurantes.
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Una llamada para ver qué se pregunta en su empresa todos los días y dónde vive hoy la respuesta. Si el caso no justifica un sistema, se lo diremos en esa misma llamada.