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KI-Telefonrezeption für Arztpraxen · DSGVO-konform

Der KI-Rezeptionist für Ihre Praxis, DSGVO-konform.

Eine KI-Telefonrezeption für Arztpraxen ist ein Sprachassistent, der eingehende Anrufe rund um die Uhr entgegennimmt, Termine im Praxiskalender bucht, Rezeptanfragen aufnimmt und Anrufe nach Dringlichkeit triagiert. Sie führt ein echtes Gespräch in Hochdeutsch, kein Tastenmenü, und gibt akute Fälle an Ihr Team weiter. Anrufdaten werden auf Servern in Deutschland und Finnland gespeichert; ein reines EU-Setup ist auf Wunsch möglich.

DSGVO- und BDSG-konform, mit Anbindung an medatixx, Doctolib und DoctorAnytime. Buchen Sie ein kostenloses Beratungsgespräch von 30 Minuten und hören Sie eine KI-Rezeption im Produktivbetrieb live.

Kostenlose Beratung buchen

Server in Deutschland und Finnland · Reines EU-Setup auf Wunsch · DSGVO- und BDSG-konform · Empfang rund um die Uhr

DSGVO-konform

Patientendaten sind besonders schützenswert. Deshalb werden die Anrufdaten Ihrer Praxis auf Servern in Deutschland und Finnland gespeichert. Im Standard-Setup werden Anrufe in der EU und in den USA nach der DSGVO verarbeitet (EU-US Data Privacy Framework, Standardvertragsklauseln); auf Wunsch ist ein reines EU-Setup möglich, bei dem die gesamte Verarbeitung in der EU bleibt. Datenminimierung, Zweckbindung, Löschkonzept und ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO sind von Beginn an Teil der Lösung.

Was die KI-Rezeption übernimmt

Entlastung am Empfang, ohne Kompromisse bei der Qualität.

Empfang rund um die Uhr

Jeder Anruf wird angenommen, in der Mittagspause, nach Praxisschluss, am Wochenende und an Feiertagen. Keine Warteschleife, kein besetztes Zeichen, keine verpasste Patientenanfrage.

Terminbuchung im Praxiskalender

Die KI prüft freie Zeiten, schlägt passende Termine vor und trägt die Buchung direkt in Ihr System ein. Verschiebungen und Absagen werden ebenso übernommen, ohne dass Ihr Team eingreifen muss.

Rezeptanfragen entgegennehmen

Anfragen für Folgerezepte werden strukturiert aufgenommen, dem Patienten zugeordnet und zur Freigabe an die Praxis übergeben. Die ärztliche Entscheidung bleibt immer beim medizinischen Personal.

Anruftriage nach Dringlichkeit

Die KI erkennt akute Anliegen, leitet dringende Fälle direkt an Ihr Team weiter und erledigt Routinefragen selbst. So bleibt Ihr Empfang für die Patienten vor Ort frei.

Hochdeutsch mit förmlicher Anrede

Klares Hochdeutsch in der Sie-Form, mit dem Tonfall, den Patienten von einer Praxis erwarten. Bei internationalen Anrufern wechselt die KI bei Bedarf ins Englische und in über neunzig weitere Sprachen.

Anbindung an Ihre Praxissoftware

AInora verbindet sich mit medatixx, Doctolib und DoctorAnytime sowie mit jedem System mit Schnittstelle. Buchungen und Anfragen landen strukturiert dort, wo Ihr Team sie ohnehin verwaltet.

Anbindung an Ihre Systeme

AInora verbindet sich mit Ihrer Praxissoftware.

Termine und Anfragen landen strukturiert dort, wo Ihr Team sie ohnehin verwaltet. Keine doppelte Erfassung, kein zusätzliches Werkzeug.

medatixx

Praxisverwaltungssystem für deutsche Arztpraxen. AInora übergibt Termine und Anfragen an die Stelle, an der Ihr Team die Patientendaten ohnehin pflegt.

Doctolib

Eine der meistgenutzten Plattformen für Online-Terminbuchung in Deutschland. AInora bucht und verschiebt Termine direkt im Kalender.

DoctorAnytime

Europäische Plattform für die Online-Terminvergabe bei Ärzten. AInora trägt Buchungen aus dem Telefonat ein, ohne dass Ihr Empfang doppelt erfassen muss.

Datenschutz und Rechtssicherheit

Gebaut für die strengen deutschen Vorgaben.

DSGVO-konform

Anrufdaten werden auf Servern in Deutschland und Finnland gespeichert und im Standard-Setup in der EU und den USA verarbeitet (DPF, SVK; reines EU-Setup auf Wunsch). Mit dem reinen EU-Setup entfallen Übermittlungen in die USA und die Schrems-II-Problematik.

DSGVO- und BDSG-konform

Datenminimierung, Zweckbindung, Löschkonzept und Betroffenenrechte sind von Beginn an Teil der Architektur. Die strengeren deutschen Vorgaben des BDSG sind berücksichtigt.

Einwilligung zur Aufzeichnung

Eine Aufzeichnung ohne Einwilligung ist nach Paragraf 201 StGB strafbar. Die KI weist zu Beginn auf eine mögliche Aufzeichnung hin und holt die Einwilligung ein, bevor aufgezeichnet wird.

Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive

Zu jeder Inbetriebnahme gehört ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO. Dazu kommt Dokumentation für Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten und Ihre Datenschutz-Folgenabschätzung.

So läuft es ab

Vier Schritte bis zur Inbetriebnahme.

  1. 01

    Beratung buchen

    Ein kostenloses Beratungsgespräch von 30 Minuten. Sie schildern uns Anrufaufkommen, Fachrichtung und Ihre Praxissoftware. Keine Karte, keine Verpflichtung.

  2. 02

    Abläufe festlegen

    Gemeinsam definieren wir, was die KI übernehmen soll: Terminbuchung, Rezeptanfragen, Anruftriage und Rückrufe. Dringende Fälle werden klar an Ihr Team geleitet.

  3. 03

    Anbinden und testen

    Wir richten Stimme, Gesprächsführung und die Anbindung an medatixx, Doctolib oder DoctorAnytime ein. Erst Test in geschützter Umgebung, dann Freigabe.

  4. 04

    Anrufe werden angenommen

    Ab dem ersten Tag nimmt die KI ab, bucht Termine und nimmt Anfragen auf. Sie erhalten regelmäßige Berichte mit Kennzahlen und Gesprächsmitschriften.

Häufige Fragen

Alles, was Sie wissen sollten.

Die KI-Telefonrezeption nimmt eingehende Anrufe Ihrer Arztpraxis rund um die Uhr entgegen und führt ein echtes Gespräch, kein Tastenmenü. Sie versteht das Anliegen des Anrufers, prüft freie Termine im Praxiskalender, bucht oder verschiebt Termine, nimmt Rezeptanfragen strukturiert auf und triagiert Anrufe nach Dringlichkeit. Akute oder komplexe Anliegen werden an Ihr Team weitergeleitet, Routinefragen erledigt die KI selbst. Die Inbetriebnahme dauert in der Regel rund zwei Wochen ab dem Beratungsgespräch.
Ja. Anrufdaten werden auf Servern in Deutschland und Finnland gespeichert. Im Standard-Setup werden Anrufe in der EU und in den USA nach der DSGVO verarbeitet (EU-US Data Privacy Framework, Standardvertragsklauseln); auf Wunsch ist ein reines EU-Setup möglich, bei dem die gesamte Verarbeitung in der EU bleibt. Mit dem reinen EU-Setup entfällt die Schrems-II-Problematik, die bei US-basierten Anbietern zusätzlichen Prüfaufwand verursacht.
Ja. Die KI prüft die Verfügbarkeit in Ihrem Kalender, schlägt dem Anrufer passende Zeiten vor und trägt die Buchung direkt in Ihr System ein. Auch Verschiebungen und Absagen übernimmt sie. Über die Anbindung an medatixx, Doctolib und DoctorAnytime landen die Termine dort, wo Ihr Team sie ohnehin verwaltet, ohne doppelte Erfassung.
Ja. Die Lösung ist von Grund auf DSGVO- und BDSG-konform aufgebaut: Datenminimierung, Zweckbindung, ein Löschkonzept und die Betroffenenrechte sind Teil der Architektur. Eine Aufzeichnung erfolgt nur nach Einwilligung, im Einklang mit Paragraf 201 StGB. Zu jeder Inbetriebnahme gehört ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO sowie Dokumentation für Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten und Ihre Datenschutz-Folgenabschätzung.
Nein. Die KI nimmt Anliegen auf, bucht Termine und strukturiert Rezeptanfragen, trifft jedoch keine medizinischen Entscheidungen. Jede ärztliche Freigabe, etwa für ein Folgerezept, bleibt beim medizinischen Personal. Die KI bereitet die Anfrage lediglich so vor, dass Ihr Team sie schnell prüfen und freigeben kann.
Ja. Die KI lässt sich über SIP oder eine Rufumleitung an Ihre bestehende Praxisnummer anbinden. Sie müssen Ihre Nummer nicht ändern. Auf Wunsch nimmt die KI nur außerhalb der Sprechzeiten oder bei besetztem Empfang ab und ergänzt so Ihr bestehendes Team.
Hochdeutsch in der Sie-Form als Standard, dazu Englisch und über neunzig weitere Sprachen. Die KI erkennt die Sprache des Anrufers und antwortet entsprechend, bei Bedarf auch mit einem Sprachwechsel mitten im Gespräch. Das ist besonders in Praxen mit internationaler Patientenschaft hilfreich.
Im Schnitt rund zwei Wochen ab dem Beratungsgespräch. In der ersten Woche legen wir Gesprächsführung und Stimme fest, in der zweiten richten wir die Anbindung an Ihre Praxissoftware ein, testen und geben die KI auf Ihrer Rufnummer frei.
JB
Justas Butkus

Gründer und CEO, AInora

Ich baue KI-Sprachagenten, mit denen Unternehmen mit demselben Team mehr Kunden bedienen. Die Agenten rufen jeden neuen Lead zurück, kontaktieren frühere Kunden erneut und nehmen die Anrufe an, die das Team nicht schafft, und die Arbeit landet im CRM des Kunden.

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