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KI-Telefonrezeption für Zahnarztpraxen · DSGVO-konform

Der KI-Rezeptionist für Ihre Zahnarztpraxis, DSGVO-konform.

Live im Browser testen: Drücken Sie auf das Mikrofon und sprechen Sie mit der KI-Assistentin von Zahnarztpraxis Kastanienhof. Kein Telefon, keine Anmeldung.

Katharina·Deutsch

Zahnarztpraxis Kastanienhof (Zahnarztpraxis, Leipzig) ist ein erfundenes Demo-Unternehmen.

Beispielgespräch aus einem Testlauf lesen

Katharina (KI): Guten Tag, hier ist Katharina, die KI-Assistentin der Zahnarztpraxis Kastanienhof. Wie kann ich Ihnen helfen?

Anrufer: Guten Tag, ich bräuchte mal wieder einen Kontrolltermin.

Katharina (KI): Ich kann Ihnen Montag, acht Uhr, Montag, acht Uhr fünfzehn oder Montag, acht Uhr dreißig für die Kontrolluntersuchung anbieten, soll ich davon einen für Sie buchen?

Katharina (KI): Ich kann Ihnen am Montag, den zwölften Oktober, Termine um acht Uhr, acht Uhr fünfzehn oder acht Uhr dreißig anbieten. Welche Uhrzeit passt Ihnen am besten?

Anrufer: Der erste passt.

Katharina (KI): Sehr gerne. Wie ist bitte Ihr Name für die Buchung?

Anrufer: Andreas Becker.

Katharina (KI): Ihr Termin für die Kontrolluntersuchung ist für Montag um acht Uhr eingetragen. Kann ich noch etwas für Sie tun?

Eine KI-Telefonrezeption für Zahnarztpraxen ist ein Sprachassistent, der eingehende Anrufe rund um die Uhr entgegennimmt, Termine im Praxiskalender bucht, an anstehende Termine erinnert, inaktive Patienten reaktiviert und Notfälle nach Dringlichkeit triagiert. Sie führt ein echtes Gespräch in Hochdeutsch, kein Tastenmenü, und leitet akute Fälle an den diensthabenden Zahnarzt weiter. Anrufdaten werden auf Servern in Deutschland und Finnland gespeichert; ein reines EU-Setup ist auf Wunsch möglich.

DSGVO- und BDSG-konform, mit Anbindung an Dampsoft, CGM Z1.PRO und Doctolib. Buchen Sie ein kostenloses Beratungsgespräch von 30 Minuten und hören Sie eine KI-Rezeption im Produktivbetrieb live.

Kostenlose Beratung buchen

Server in Deutschland und Finnland · Reines EU-Setup auf Wunsch · DSGVO- und BDSG-konform · Empfang rund um die Uhr

DSGVO-konform

Patientendaten sind besonders schützenswert. Deshalb werden die Anrufdaten Ihrer Praxis auf Servern in Deutschland und Finnland gespeichert. Im Standard-Setup werden Anrufe in der EU und in den USA nach der DSGVO verarbeitet (EU-US Data Privacy Framework, Standardvertragsklauseln); auf Wunsch ist ein reines EU-Setup möglich, bei dem die gesamte Verarbeitung in der EU bleibt. Datenminimierung, Zweckbindung, Löschkonzept und ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO sind von Beginn an Teil der Lösung.

Was ein verpasster Anruf in der Praxis kostet

38.282

Zahnarztpraxen gab es 2023 in Deutschland, ein Rückgang von 43.864 im Jahr 2013, während das Anrufaufkommen je Praxis weiter steigt.

Quelle: Statista, BZÄK
1.137

Einwohner kamen Ende 2024 im Bundesdurchschnitt auf jeden behandelnd tätigen Zahnarzt, der Empfang am Telefon ist entsprechend ausgelastet.

Quelle: Bundeszahnärztekammer
24/7

erreichbar, auch in der Mittagspause, nach Praxisschluss, am Wochenende und an Feiertagen, wenn der Empfang sonst nicht besetzt ist.

Was die KI-Rezeption übernimmt

Gebaut für den Alltag in der Zahnarztpraxis.

Empfang rund um die Uhr

Jeder Anruf wird angenommen, in der Mittagspause, nach Praxisschluss, am Wochenende und an Feiertagen. Keine Warteschleife, kein besetztes Zeichen, keine verpasste Patientenanfrage.

Termine im Praxiskalender

Die KI prüft freie Zeiten, bucht Prophylaxe, Kontrolle und Behandlung mit der richtigen Dauer und trägt den Termin direkt in Ihr System ein. Verschiebungen und Absagen übernimmt sie ebenso.

Erinnerungen und weniger Ausfälle

Die KI bestätigt Termine vorab und erinnert am Vortag. Patienten können per Antwort bestätigen, verschieben oder absagen. Freigewordene Zeiten werden aus der Warteliste nachbesetzt.

Reaktivierung inaktiver Patienten

Die KI ruft Patienten, die zur halbjährlichen Prophylaxe fällig sind oder seit über einem Jahr nicht in der Praxis waren, von sich aus an. So füllen sich Behandlungsstühle ohne Aufwand am Empfang.

Notfall-Triage nach Dringlichkeit

Die KI erkennt akute Anliegen wie starke Schmerzen, Schwellung oder einen ausgeschlagenen Zahn und leitet den Patienten direkt an den diensthabenden Zahnarzt weiter. Notfälle landen nie in der Warteschleife.

Hochdeutsch mit förmlicher Anrede

Klares Hochdeutsch in der Sie-Form, mit dem Tonfall, den Patienten von einer Praxis erwarten. Bei internationalen Anrufern wechselt die KI bei Bedarf ins Englische und in über neunzig weitere Sprachen.

Anbindung an Ihre Systeme

AInora verbindet sich mit Ihrer Praxissoftware.

Termine, Erinnerungen und Recall-Notizen landen strukturiert dort, wo Ihr Team sie ohnehin verwaltet. Keine doppelte Erfassung, kein zusätzliches Werkzeug.

Dampsoft

Praxisverwaltungssystem, das in vielen deutschen Zahnarztpraxen im Einsatz ist. AInora übergibt Termine und Anfragen an die Stelle, an der Ihr Team die Patientendaten ohnehin pflegt.

CGM Z1.PRO

Verbreitetes Praxisverwaltungssystem für die Zahnmedizin. AInora trägt Buchungen und Recall-Notizen strukturiert ein, ohne dass Ihr Empfang doppelt erfassen muss.

Doctolib

Eine der meistgenutzten Plattformen für Online-Terminbuchung in Deutschland. AInora bucht und verschiebt Termine direkt im Kalender.

Datenschutz und Rechtssicherheit

Gebaut für die strengen deutschen Vorgaben.

DSGVO-konform

Anrufdaten werden auf Servern in Deutschland und Finnland gespeichert und im Standard-Setup in der EU und den USA verarbeitet (DPF, SVK; reines EU-Setup auf Wunsch). Mit dem reinen EU-Setup entfallen Übermittlungen in die USA und die Schrems-II-Problematik.

DSGVO- und BDSG-konform

Datenminimierung, Zweckbindung, Löschkonzept und Betroffenenrechte sind von Beginn an Teil der Architektur. Die strengeren deutschen Vorgaben des BDSG sind berücksichtigt.

Einwilligung zur Aufzeichnung

Eine Aufzeichnung ohne Einwilligung ist nach Paragraf 201 StGB strafbar. Die KI weist zu Beginn auf eine mögliche Aufzeichnung hin und holt die Einwilligung ein, bevor aufgezeichnet wird.

Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive

Zu jeder Inbetriebnahme gehört ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO. Dazu kommt Dokumentation für Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten und Ihre Datenschutz-Folgenabschätzung.

So läuft es ab

Vier Schritte bis zur Inbetriebnahme.

  1. 01

    Beratung buchen

    Ein kostenloses Beratungsgespräch von 30 Minuten. Sie schildern uns Anrufaufkommen, Behandlungsspektrum und Ihre Praxissoftware. Keine Karte, keine Verpflichtung.

  2. 02

    Abläufe festlegen

    Gemeinsam definieren wir, was die KI übernehmen soll: Terminbuchung, Erinnerungen, Recall und Reaktivierung sowie Notfall-Triage. Akute Fälle werden klar an Ihr Team geleitet.

  3. 03

    Anbinden und testen

    Wir richten Stimme, Gesprächsführung und die Anbindung an Dampsoft, CGM Z1.PRO oder Doctolib ein. Erst Test in geschützter Umgebung, dann Freigabe.

  4. 04

    Anrufe werden angenommen

    Ab dem ersten Tag nimmt die KI ab, bucht Termine und reaktiviert inaktive Patienten. Sie erhalten regelmäßige Berichte mit Kennzahlen und Gesprächsmitschriften.

Häufige Fragen

Alles, was Sie wissen sollten.

Die KI-Telefonrezeption nimmt eingehende Anrufe Ihrer Zahnarztpraxis rund um die Uhr entgegen und führt ein echtes Gespräch, kein Tastenmenü. Sie versteht das Anliegen des Anrufers, prüft freie Termine im Praxiskalender, bucht Prophylaxe, Kontrolle oder Behandlung mit der richtigen Dauer, erinnert an anstehende Termine, reaktiviert inaktive Patienten und triagiert Notfälle. Starke Schmerzen, Schwellung oder ein ausgeschlagener Zahn werden an den diensthabenden Zahnarzt weitergeleitet, Routinefragen erledigt die KI selbst. Die Inbetriebnahme dauert in der Regel rund zwei Wochen ab dem Beratungsgespräch.
Ja. Anrufdaten werden auf Servern in Deutschland und Finnland gespeichert. Im Standard-Setup werden Anrufe in der EU und in den USA nach der DSGVO verarbeitet (EU-US Data Privacy Framework, Standardvertragsklauseln); auf Wunsch ist ein reines EU-Setup möglich, bei dem die gesamte Verarbeitung in der EU bleibt. Mit dem reinen EU-Setup entfällt die Schrems-II-Problematik, die bei US-basierten Anbietern zusätzlichen Prüfaufwand verursacht.
Ja. Die KI prüft die Verfügbarkeit im Praxiskalender, schlägt dem Anrufer passende Zeiten vor und trägt die Buchung mit der richtigen Behandlungsdauer direkt in Ihr System ein. Auch Verschiebungen und Absagen übernimmt sie. Über die Anbindung an Dampsoft, CGM Z1.PRO und Doctolib landen die Termine dort, wo Ihr Team sie ohnehin verwaltet, ohne doppelte Erfassung.
Ja. Die KI bestätigt Termine vorab und erinnert am Vortag. Patienten können per Antwort bestätigen, verschieben oder absagen, und freigewordene Zeiten werden aus Ihrer Warteliste nachbesetzt. Dadurch bleiben Behandlungsstühle besser ausgelastet, ohne dass Ihr Empfang manuell hinterhertelefonieren muss.
Ja. Die KI ruft Patienten, die zur halbjährlichen Prophylaxe fällig sind oder seit über einem Jahr nicht in der Praxis waren, von sich aus an und bietet einen Termin an. So kommen Patienten zurück auf den Behandlungsstuhl, ohne dass Ihr Team Listen abtelefonieren muss.
Ja. Die Lösung ist von Grund auf DSGVO- und BDSG-konform aufgebaut: Datenminimierung, Zweckbindung, ein Löschkonzept und die Betroffenenrechte sind Teil der Architektur. Eine Aufzeichnung erfolgt nur nach Einwilligung, im Einklang mit Paragraf 201 StGB. Zu jeder Inbetriebnahme gehört ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO sowie Dokumentation für Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten und Ihre Datenschutz-Folgenabschätzung.
Die KI erkennt akute Anliegen wie starke Schmerzen, Trauma, Schwellung oder einen ausgeschlagenen Zahn und leitet den Patienten direkt an den diensthabenden Zahnarzt weiter oder verbindet ins Praxisteam. Notfälle warten nie in der Warteschleife und landen nie auf dem Anrufbeantworter. Die klinische Entscheidung bleibt immer beim zahnmedizinischen Personal.
Hochdeutsch in der Sie-Form als Standard, dazu Englisch und über neunzig weitere Sprachen. Die KI erkennt die Sprache des Anrufers und antwortet entsprechend, bei Bedarf auch mit einem Sprachwechsel mitten im Gespräch. Das ist besonders in Praxen mit internationaler Patientenschaft hilfreich.

Mehr zu Anbietern, Funktionen und der Anbindung an Praxissoftware finden Sie hier: Ausführlicher Leitfaden: KI-Telefonassistent für die Zahnarztpraxis.

JB
Justas Butkus

Gründer und CEO, AInora

Ich baue KI-Sprachagenten, mit denen Unternehmen mit demselben Team mehr Kunden bedienen. Die Agenten rufen jeden neuen Lead zurück, kontaktieren frühere Kunden erneut und nehmen die Anrufe an, die das Team nicht schafft, und die Arbeit landet im CRM des Kunden.

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