AInora

KI-Telefonassistent für Hausverwaltungen · Daten in der EU

Der KI-Rezeptionist für Ihre Hausverwaltung, der jeden Mieteranruf annimmt.

Ein KI-Telefonassistent für Hausverwaltungen ist ein Sprachassistent, der eingehende Mieteranrufe rund um die Uhr entgegennimmt, Schadensmeldungen mit Objekt, Einheit und Mieter aufnimmt, den echten Notdienstfall erkennt und an die Bereitschaft weiterleitet, Besichtigungstermine für freie Wohnungen bucht und Handwerker koordiniert. Er führt ein echtes Gespräch, kein Tastenmenü, und ist auch außerhalb der Öffnungszeiten erreichbar, sodass kein Schaden auf einer toten Mailbox liegen bleibt.

Daten in der EU, DSGVO-konform, mit Anbindung an AppFolio, Buildium, iX-Haus und immoware24. Buchen Sie ein kostenloses Beratungsgespräch von 30 Minuten und hören Sie einen Sprachagenten im Produktivbetrieb live.

Kostenlose Beratung buchenDemo anrufen: +1 (218) 636-0234

Antwort in unter einer Sekunde · Über 100 Sprachen · DSGVO-konform · Daten in der EU

Ein Wasserrohrbruch um drei Uhr nachts wartet nicht bis Montag

Schäden und Notfälle richten sich nicht nach Bürozeiten. Genau dann landet der Mieteranruf auf der Mailbox, und bis am Morgen jemand abhört, ist aus einer kleinen Undichtigkeit ein Wasserschaden im Treppenhaus geworden. Der KI-Telefonassistent nimmt jeden Anruf sofort an, ordnet ihn nach Dringlichkeit ein und eskaliert echte Notfälle ohne Verzögerung an Ihre Bereitschaft, mit vollem Kontext. Routinefälle werden dokumentiert und als Vorgang in Ihrem System angelegt, sodass am nächsten Morgen nichts unbearbeitet liegen bleibt.

Was ein verpasster Anruf in der Hausverwaltung kostet

Schäden warten nicht auf Bürozeiten

Ein Wasserrohrbruch um drei Uhr nachts landet auf der Mailbox, statt sofort eingeordnet zu werden. Bis am Morgen jemand abhört, ist aus einer kleinen Undichtigkeit ein Wasserschaden im Treppenhaus geworden.

Jeder verpasste Anruf ist ein offener Vorgang

Tagsüber ist Ihr Team zwischen Eigentümerterminen, Handwerkerkoordination und Schriftverkehr gebunden. Der Mieter, der zum dritten Mal anruft, fühlt sich nicht ernst genommen, und die Beschwerde wächst.

Interessenten entscheiden nach dem ersten Rückruf

Wer eine freie Wohnung sucht, ruft mehrere Anzeigen an. Die Verwaltung, die als Erste einen Besichtigungstermin vergibt, gewinnt den Mieter. Eine zu späte Antwort kostet die Vermietung.

Was der Sprachagent übernimmt

Gebaut für den Alltag in der Hausverwaltung.

Mieteranfragen entgegennehmen

Die KI nimmt Fragen zu Nebenkosten, Hausordnung, Müllabfuhr, Schlüsseln und laufenden Vorgängen entgegen, beantwortet Wiederkehrendes direkt aus Ihrer Wissensbasis und hält den Rest strukturiert fest.

Schadensmeldungen aufnehmen

Die KI erfasst Schäden am Telefon, fragt Objekt, Einheit, Mieter und Art des Problems ab und legt einen Vorgang in Ihrem Verwaltungssystem an, vollständig dokumentiert und der zuständigen Stelle zugeordnet.

Notdienst erkennen und weiterleiten

Wasserrohrbruch, Heizungsausfall im Winter, ausgesperrte Mieter oder Gasgeruch: die KI erkennt den echten Notfall, eskaliert sofort an die Bereitschaft und übergibt vorher alle Fakten, statt nur durchzustellen.

Besichtigungen buchen

Anfragen zu freien Wohnungen nimmt die KI sofort an, prüft die Anforderungen und trägt den Besichtigungstermin direkt in den Kalender Ihres Vermietungsteams ein. Interessenten erhalten eine Bestätigung per SMS.

Handwerker koordinieren

Die KI ruft Sanitär-, Elektro- und Reinigungsfirmen an, vereinbart einen Termin, bestätigt die Ankunftszeit und informiert den Mieter per SMS, sobald der Handwerker unterwegs ist.

Erreichbar außerhalb der Öffnungszeiten

Anrufe nach Feierabend, am Wochenende und in der Nacht werden trotzdem angenommen. Routinefälle werden dokumentiert, echte Notfälle sofort eskaliert, und niemand landet auf einer toten Mailbox.

Wer was übernimmt

Was die KI übernimmt. Wann ein Mensch übernimmt.

Die KI deckt das wiederkehrende Anrufaufkommen ab. Ihr Team übernimmt die schwierigen Fälle, vorbereitet mit vollem Kontext.

Die KI übernimmt

Wiederkehrendes, sofort

Ein Mensch übernimmt

Mit vollem Kontext

Mieteranfragen zu Nebenkosten, Hausordnung und laufenden Vorgängen
Eskalierte Beschwerden und Streitfälle
Schadensmeldungen aufnehmen und Vorgang anlegen
Notfälle wie Brand, Überschwemmung, Gasgeruch und Sicherheitsrisiken
Notdiensterkennung und Übergabe an die Bereitschaft
Größere Sanierungen und Vergabe von Aufträgen
Besichtigungstermine für freie Wohnungen buchen
Mietvertrag, Bonitätsprüfung und Zusage
Handwerker koordinieren und Ankunftszeit bestätigen
Kündigungen, Räumungen und ernste Zahlungsrückstände

Ihre Eskalationsregeln legen wir bei der Inbetriebnahme fest und passen sie jederzeit über Ihren Ansprechpartner an.

Anbindung an Ihre Systeme

Ainora verbindet sich mit Ihrer Verwaltungssoftware.

Schadensmeldungen, Notizen und Besichtigungstermine landen strukturiert dort, wo Ihr Team sie ohnehin verwaltet. Keine doppelte Erfassung, kein zusätzliches Werkzeug.

AppFolio und Buildium

Weit verbreitete Verwaltungsplattformen. Ainora legt Schadensmeldungen, Notizen und Besichtigungstermine direkt im System an, ohne dass Ihr Team den Vorgang doppelt erfasst.

iX-Haus und immoware24

In der DACH-Region etablierte Hausverwaltungssoftware. Ainora schreibt Vorgänge, Mieternotizen und Termine strukturiert dorthin, wo Ihre Verwaltung sie ohnehin pflegt.

Kalender und weitere Systeme

Besichtigungstermine landen direkt im Kalender Ihres Vermietungsteams. Hat Ihr System eine Schnittstelle, binden wir es an, ohne Mehrfacheingabe und ohne CSV-Import.

Datenschutz und Rechtssicherheit

Gebaut für die strengen europäischen Vorgaben.

Daten in der EU, DSGVO-konform

Mieter- und Eigentümerdaten aus Anrufen werden in der Europäischen Union verarbeitet und gespeichert. Keine Übermittlung in die USA und keine Abhängigkeit von Angemessenheitsbeschlüssen.

Einwilligung zur Aufzeichnung

Eine Aufzeichnung ohne Einwilligung ist nach Paragraf 201 StGB strafbar. Die KI weist zu Beginn auf eine mögliche Aufzeichnung hin und holt die Einwilligung ein, bevor aufgezeichnet wird.

Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive

Zu jeder Inbetriebnahme gehört ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO, mit Datenminimierung, Zweckbindung und einem klaren Löschkonzept für Mieter- und Vorgangsdaten.

Ihre Rufnummer bleibt bestehen

Die KI lässt sich über SIP oder eine Rufumleitung an Ihre bestehende Nummer anbinden. Auf Wunsch nimmt sie nur außerhalb der Öffnungszeiten oder bei besetzter Leitung ab.

So läuft es ab

Vier Schritte bis zur Inbetriebnahme.

  1. 01

    Beratung buchen

    Ein kostenloses Beratungsgespräch von 30 Minuten. Sie schildern uns Anrufaufkommen, Portfolio, Eskalationsstufen und Verwaltungssystem. Keine Karte, keine Verpflichtung.

  2. 02

    Abläufe festlegen

    Gemeinsam definieren wir, was die KI übernehmen soll: Mieteranfragen, Schadensmeldungen, Notdiensterkennung, Besichtigungen und Handwerkerkoordination. Wir legen fest, was sofort an die Bereitschaft geht.

  3. 03

    Anbinden und testen

    Wir richten Stimme, Gesprächsführung und die Anbindung an AppFolio, Buildium, iX-Haus oder immoware24 ein. Erst Test in geschützter Umgebung, dann Freigabe.

  4. 04

    Anrufe werden angenommen

    Ab dem ersten Tag nimmt die KI ab, erfasst Schäden und eskaliert Notfälle. Sie erhalten regelmäßige Berichte mit Kennzahlen und Gesprächsmitschriften.

Häufige Fragen

Alles, was Sie wissen sollten.

Der KI-Telefonassistent nimmt eingehende Anrufe Ihrer Hausverwaltung rund um die Uhr entgegen und führt ein echtes Gespräch, kein Tastenmenü. Er beantwortet Mieteranfragen aus Ihrer Wissensbasis, nimmt Schadensmeldungen mit Objekt, Einheit und Mieter auf, erkennt echte Notfälle und eskaliert sie an die Bereitschaft, bucht Besichtigungen für freie Wohnungen und koordiniert Handwerker. Routinefälle landen als Vorgang in Ihrem Verwaltungssystem, komplexe Fälle gehen an Ihr Team. Die Inbetriebnahme dauert in der Regel zwei bis drei Wochen ab dem Beratungsgespräch.
Ja. Die KI ordnet jeden Anruf nach Dringlichkeit ein. Bei echten Notfällen wie Wasserrohrbruch, Heizungsausfall im Winter, ausgesperrten Mietern oder Gasgeruch eskaliert sie sofort an Ihre Bereitschaft und übergibt vorher den vollständigen Kontext: Objektadresse, Art und Schwere des Schadens, Zugangshinweise und bisherige Vorgeschichte. Bei Routinefällen legt sie einen Vorgang an und nennt dem Mieter, wann sich ein Techniker meldet. So startet die Bereitschaft nicht bei null.
Ja. Genau dann zahlt sich die KI besonders aus. Anrufe nach Feierabend, am Wochenende und in der Nacht werden trotzdem angenommen. Schäden werden sofort eingeordnet, statt unbearbeitet auf der Mailbox zu liegen, und echte Notfälle gehen ohne Verzögerung an die Bereitschaft. So wird aus einer kleinen Undichtigkeit kein größerer Wasserschaden, nur weil im Moment niemand ans Telefon kommt. Während des Tages nimmt die KI beliebig viele Anrufe gleichzeitig entgegen, sodass kein Mieter ein Besetztzeichen hört.
Ja. Die KI nimmt Anfragen von Interessenten zu freien Wohnungen entgegen, prüft die wichtigsten Anforderungen und trägt den Besichtigungstermin direkt in den Kalender Ihres Vermietungsteams ein. Der Interessent erhält eine Bestätigung per SMS und eine Erinnerung vor dem Termin. Da die KI sofort abnimmt und Anfragen aus Anzeigen innerhalb von Sekunden zurückruft, bucht in der Regel die Verwaltung den Termin, die als Erste antwortet.
Ja. Ainora schreibt Schadensmeldungen, Notizen, Besichtigungstermine und Vorgänge direkt in AppFolio, Buildium, iX-Haus, immoware24 und vergleichbare Systeme. Hat Ihr System eine Schnittstelle, binden wir es an, ohne doppelte Erfassung und ohne CSV-Import. Ihr Team arbeitet weiter in der Software, die es ohnehin nutzt.
Ja. Mieter- und Eigentümerdaten aus Anrufen werden in der Europäischen Union verarbeitet und gespeichert. Es gibt keine Übermittlung in die USA und keine Abhängigkeit von Angemessenheitsbeschlüssen. Die Lösung ist DSGVO-konform, eine Aufzeichnung erfolgt nur nach Einwilligung im Einklang mit Paragraf 201 StGB, und zu jeder Inbetriebnahme gehört ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO.
Den passenden Umfang legen wir im kostenlosen Beratungsgespräch fest, abhängig von Anrufaufkommen, Portfoliogröße und den Abläufen, die die KI übernehmen soll. Entscheidend ist nicht der Aufwand, sondern das Ergebnis: kein Schaden bleibt liegen, kein Notfall versickert auf der Mailbox, und kein Besichtigungstermin geht an die Verwaltung nebenan verloren. Jede Wohnung, jeder Mieter und jede Eskalationsstufe ist anders, deshalb bauen wir die Lösung um Ihr Portfolio herum, statt eine Vorlage zu liefern.
JB
Justas Butkus

Gründer und CEO, AInora

Ich baue digitale KI-Administratoren, die den Empfangsaufwand für Dienstleistungsunternehmen in ganz Europa ersetzen. Zuvor habe ich Sprach-KI-Systeme für Zahnkliniken, Hotels und Restaurants entwickelt.

Alle Artikel

Möchten Sie hören, wie Ihre Hausverwaltung am Telefon klingt?

30 Minuten, keine Karte, keine Verpflichtung. Wir lassen Sie einen Sprachagenten im Produktivbetrieb hören und legen gemeinsam Ihre Abläufe und Eskalationsstufen fest.

Kostenlose Beratung buchen