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KI-Telefonassistent für Kosmetikstudios · Daten in der EU

Der KI-Rezeptionist für Ihr Kosmetikstudio, der jeden Anruf annimmt.

Ein KI-Telefonassistent für Kosmetikstudios ist ein Sprachassistent, der eingehende Anrufe rund um die Uhr entgegennimmt, Termine in Echtzeit bucht, Anrufe auch während laufender Behandlungen annimmt, außerhalb der Öffnungszeiten erreichbar ist, kurzfristig frei gewordene Slots nachbesetzt und Stammkundinnen an fällige Auffrischungen erinnert. Er führt ein echtes Gespräch, kein Tastenmenü, sodass keine Kundin verloren geht, während Ihr Team am Gast gebunden ist.

Daten in der EU, DSGVO-konform, mit Anbindung an Treatwell, Shore, Phorest und Fresha. Buchen Sie ein kostenloses Beratungsgespräch von 30 Minuten und hören Sie einen Sprachagenten im Produktivbetrieb live.

Kostenlose Beratung buchenDemo anrufen: +1 (218) 636-0234

Antwort in unter einer Sekunde · Über 100 Sprachen · DSGVO-konform · Daten in der EU

Wenn die Hände am Gast sind, klingelt das Telefon ins Leere

Im Kosmetikstudio ist Ihr Team an der Liege, nicht am Hörer. Genau dann gehen Termine verloren, eine verpasste Anfrage wird zur Buchung im Nachbarstudio. Der KI-Telefonassistent nimmt jeden Anruf sofort an, auch wenn mehrere gleichzeitig eingehen, bucht den Termin und schreibt ihn direkt in Ihr System. Außerhalb der Öffnungszeiten und am Ruhetag ist er ebenso erreichbar, sodass auch die abendliche Spontananfrage zu einem festen Termin für die kommende Woche wird.

Was ein verpasster Anruf im Studio kostet

Während der Behandlung

klingelt das Telefon am häufigsten, und genau dann hat niemand im Studio eine Hand frei, um abzunehmen.

Nach Feierabend

entscheiden sich viele Kundinnen für einen neuen Termin, wenn die Tür längst abgeschlossen ist und das Festnetz ins Leere läuft.

24/7

erreichbar, auch am Ruhetag, in den Randzeiten und während jeder einzelnen Behandlung, ohne dass jemand das Glätteisen aus der Hand legt.

Was der Sprachagent übernimmt

Gebaut für den Alltag im Kosmetikstudio.

Terminbuchung und Umbuchung

Die KI bucht Behandlungen vom Maniküre-Termin bis zur Gesichtsbehandlung, prüft die Verfügbarkeit der passenden Kosmetikerin in Echtzeit und berücksichtigt Dauer und Vorbereitung. Verschiebungen und Stornierungen übernimmt sie, ohne den Empfang zu blockieren.

Anrufe während der Behandlung

Wenn die Hände am Gast sind, nimmt die KI trotzdem jeden Anruf sofort an, auch wenn mehrere gleichzeitig eingehen. Niemand muss eine laufende Behandlung unterbrechen, und kein Anrufer hört ein Besetztzeichen.

Erreichbar außerhalb der Öffnungszeiten

Anrufe vor der Öffnung, nach Feierabend, am Ruhetag und am Abend werden trotzdem angenommen und in feste Termine umgewandelt. Eine Kundin, die am späten Abend bucht, geht nicht zur Konkurrenz, deren Telefon ebenfalls stumm bleibt.

Stammkundinnen-Erinnerungen

Die KI meldet sich bei Stammkundinnen, wenn die nächste Auffrischung ansteht, etwa zum Nachfüllen der Wimpernverlängerung oder zur nächsten Maniküre. So bleibt der Behandlungsrhythmus erhalten und der Kalender voll.

Freie Slots nachbesetzen

Sagt eine Kundin kurzfristig ab und reißt ein Loch in den Tag, ruft die KI Interessentinnen von der Warteliste an, bietet den frei gewordenen Termin an und füllt die Lücke, bevor sie Umsatz kostet.

Mehrsprachiger Empfang

Die KI spricht über hundert Sprachen auf einer einzigen Leitung. Kundinnen werden in ihrer Sprache bedient, ohne zusätzliches Personal, ohne zweite Leitung und ohne Sprachauswahlmenü.

Anbindung an Ihre Systeme

Ainora verbindet sich mit Ihrem Terminsystem.

Termine, Notizen und Wartelisteneinträge landen strukturiert dort, wo Ihr Team sie ohnehin verwaltet. Keine doppelte Erfassung, kein zusätzliches Werkzeug.

Treatwell

In der DACH-Region weit verbreitete Buchungs- und Marktplatzplattform für Beauty- und Kosmetikstudios. Ainora bucht, verschiebt und storniert Termine direkt im Kalender.

Shore

In München gegründete Termin- und Kundenverwaltung für Friseur-, Kosmetik- und Wellnessbetriebe. Ainora trägt Buchungen aus dem Telefonat ein, ohne dass Ihr Team doppelt erfassen muss.

Phorest und Fresha

Verbreitete Salon- und Studio-Softwarelösungen mit Kunden- und Terminverwaltung. Ainora schreibt Termine, Notizen und Wartelisteneinträge strukturiert in das System, das Ihr Studio ohnehin nutzt.

Datenschutz und Rechtssicherheit

Gebaut für die strengen europäischen Vorgaben.

Daten in der EU, DSGVO-konform

Kundendaten aus Terminen und Anfragen werden in der Europäischen Union verarbeitet und gespeichert. Keine Übermittlung in die USA und keine Abhängigkeit von Angemessenheitsbeschlüssen.

Einwilligung zur Aufzeichnung

Eine Aufzeichnung ohne Einwilligung ist nach Paragraf 201 StGB strafbar. Die KI weist zu Beginn auf eine mögliche Aufzeichnung hin und holt die Einwilligung ein, bevor aufgezeichnet wird.

Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive

Zu jeder Inbetriebnahme gehört ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO, mit Datenminimierung, Zweckbindung und einem klaren Löschkonzept für Kundendaten.

Ihre Rufnummer bleibt bestehen

Die KI lässt sich über SIP oder eine Rufumleitung an Ihre bestehende Studionummer anbinden. Auf Wunsch nimmt sie nur außerhalb der Öffnungszeiten, während der Behandlung oder bei besetzter Leitung ab.

So läuft es ab

Vier Schritte bis zur Inbetriebnahme.

  1. 01

    Beratung buchen

    Ein kostenloses Beratungsgespräch von 30 Minuten. Sie schildern uns Anrufaufkommen, Behandlungsmenü und Terminsystem. Keine Karte, keine Verpflichtung.

  2. 02

    Abläufe festlegen

    Gemeinsam definieren wir, was die KI übernehmen soll: Terminbuchung, Anrufe während der Behandlung, Erreichbarkeit außerhalb der Öffnungszeiten, Stammkundinnen-Erinnerungen und das Nachbesetzen freier Slots. Heikle Beratungsfragen gehen an Ihr Team.

  3. 03

    Anbinden und testen

    Wir richten Stimme, Gesprächsführung und die Anbindung an Treatwell, Shore, Phorest oder Fresha ein. Erst Test in geschützter Umgebung, dann Freigabe.

  4. 04

    Anrufe werden angenommen

    Ab dem ersten Tag nimmt die KI ab, bucht Termine und füllt Lücken. Sie erhalten regelmäßige Berichte mit Kennzahlen und Gesprächsmitschriften.

Häufige Fragen

Alles, was Sie wissen sollten.

Der KI-Telefonassistent nimmt eingehende Anrufe Ihres Studios rund um die Uhr entgegen und führt ein echtes Gespräch, kein Tastenmenü. Er prüft die Verfügbarkeit der passenden Kosmetikerin in Echtzeit, bucht Termine für Behandlungen vom Maniküre-Termin bis zur Gesichtsbehandlung, nimmt Anrufe auch während laufender Behandlungen entgegen, ist außerhalb der Öffnungszeiten erreichbar, erinnert Stammkundinnen an fällige Auffrischungen und besetzt kurzfristig frei gewordene Slots nach. Heikle Beratungsfragen leitet er an Ihr Team weiter. Die Inbetriebnahme dauert in der Regel zwei bis drei Wochen ab dem Beratungsgespräch.
Ja, und genau dafür ist sie gebaut. Wenn Ihre Kosmetikerinnen am Gast sind und niemand abnehmen kann, nimmt die KI jeden Anruf sofort an, auch mehrere gleichzeitig. Sie bucht den Termin, beantwortet Standardfragen zu Behandlungen und Dauer und schreibt die Buchung direkt in Ihr System. Niemand muss eine laufende Behandlung unterbrechen, und kein Anrufer hört ein Besetztzeichen.
Ja. Genau dann zahlt sich die KI besonders aus. Anrufe vor der Öffnung, nach Feierabend, am Ruhetag und am späten Abend werden trotzdem angenommen und in feste Termine umgewandelt. Viele Kundinnen entscheiden sich abends spontan für eine Behandlung. Mit der KI buchen sie bei Ihnen, statt bei der Konkurrenz, deren Telefon ebenfalls stumm bleibt.
Ja. Die KI ist an Ihr Terminsystem angebunden, prüft die Verfügbarkeit der passenden Kosmetikerin in Echtzeit, berücksichtigt Behandlungsdauer und nötige Vorbereitung und bestätigt die Buchung sofort. Kundinnen erhalten eine Bestätigung per SMS. Umbuchungen und Stornierungen übernimmt die KI ebenfalls, ohne dass Ihr Empfang eingreifen muss.
Ja. Sagt eine Kundin kurzfristig ab, ruft die KI Interessentinnen von der Warteliste an, bietet den frei gewordenen Termin an und bestätigt die Buchung. So bleibt ein Loch im Tagesplan nicht stehen, und der Umsatz für den Slot geht nicht verloren.
Ja. Kundendaten aus Terminen und Anfragen werden in der Europäischen Union verarbeitet und gespeichert. Es gibt keine Übermittlung in die USA und keine Abhängigkeit von Angemessenheitsbeschlüssen. Die Lösung ist DSGVO-konform, eine Aufzeichnung erfolgt nur nach Einwilligung im Einklang mit Paragraf 201 StGB, und zu jeder Inbetriebnahme gehört ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO.
Hochdeutsch als Standard, dazu Englisch und über hundert weitere Sprachen auf einer einzigen Leitung. Die KI erkennt die Sprache der Anruferin und antwortet entsprechend, bei Bedarf auch mit einem Sprachwechsel mitten im Gespräch. Das ist besonders in Studios mit internationaler Kundschaft hilfreich.
JB
Justas Butkus

Gründer und CEO, AInora

Ich baue digitale KI-Administratoren, die den Empfangsaufwand für Dienstleistungsunternehmen in ganz Europa ersetzen. Zuvor habe ich Sprach-KI-Systeme für Zahnkliniken, Hotels und Restaurants entwickelt.

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