AInora

KI-Telefonassistent für Physiopraxen · Daten in der EU

Der KI-Rezeptionist für Ihre Physiopraxis, der jeden Anruf annimmt.

Ein KI-Telefonassistent für Physiotherapiepraxen ist ein Sprachassistent, der eingehende Anrufe rund um die Uhr entgegennimmt, Termine in Echtzeit vergibt, wiederkehrende Fragen zu Rezept und Verordnung beantwortet, Absagen entgegennimmt und frei werdende Termine aus der Warteliste nachbesetzt. Er führt ein echtes Gespräch, kein Tastenmenü, und ist auch nach Feierabend erreichbar, sodass kein neuer Patient verloren geht, während Ihr Team in der Behandlung steht.

Daten in der EU, DSGVO-konform, mit Anbindung an Ihre Praxissoftware. Buchen Sie ein kostenloses Beratungsgespräch von 30 Minuten und hören Sie einen Sprachagenten im Produktivbetrieb live.

Kostenlose Beratung buchenDemo anrufen: +1 (218) 636-0234

Antwort in unter einer Sekunde · Über 100 Sprachen · DSGVO-konform · Daten in der EU

Schmerzen warten nicht auf Montag, Ihr Empfang ist in der Behandlung gebunden

Während Ihre Therapeutinnen und Therapeuten am Patienten sind, klingelt das Telefon ins Leere. Genau dann rufen neue Patienten mit frischer Verordnung an, und wer nicht durchkommt, sucht die nächste Praxis. Der KI-Telefonassistent nimmt jeden Anruf sofort an, auch wenn mehrere gleichzeitig eingehen, vergibt den Termin, nimmt die Eckdaten der Verordnung auf und besetzt frei gewordene Plätze aus der Warteliste nach. Nach Feierabend und am Wochenende ist er ebenso erreichbar, sodass kein Erstkontakt verloren geht, nur weil gerade niemand am Empfang abnehmen konnte.

Was ein verpasster Anruf in der Physiopraxis kostet

Wer in der Behandlung steht, kann nicht ans Telefon

Während Ihre Therapeutinnen und Therapeuten am Patienten sind, klingelt das Telefon ins Leere. Genau dann rufen neue Patienten mit frischer Verordnung an. Wer nicht durchkommt, sucht die nächste Praxis. Die KI nimmt jeden Anruf sofort an und vergibt den Termin.

Schmerzen warten nicht auf den nächsten Werktag

Rückenschmerzen, ein verdrehtes Knie, eine frische Verordnung vom Wochenenddienst: Patienten suchen Hilfe abends und am Wochenende. Die KI nimmt zu jeder Tageszeit ab, vereinbart den ersten Termin und nimmt die Eckdaten der Verordnung auf.

Ein abgesagter Termin muss nicht leer bleiben

Jede kurzfristige Absage ist ein Behandlungsplatz, der ungenutzt bleibt, und ein Patient auf der Warteliste, der länger wartet. Die KI nimmt die Absage entgegen und besetzt den frei gewordenen Platz aus Ihrer Warteliste nach, ohne dass jemand telefonieren muss.

Was der Sprachagent übernimmt

Gebaut für den Alltag in der Physiopraxis.

Termine vereinbaren und verschieben

Die KI bucht Erstgespräche, Behandlungsserien und Folgetermine gegen Ihren Echtzeitkalender, berücksichtigt Therapeut, Behandlungsart und Dauer und bestätigt sofort per SMS. Verschiebungen und Stornierungen übernimmt sie ebenfalls, ohne den Empfang zu blockieren.

Fragen zu Rezept und Verordnung

Die KI erfasst die Eckdaten der Heilmittelverordnung, erklärt, was mitzubringen ist, weist auf Fristen und die gesetzliche Zuzahlung hin und beantwortet wiederkehrende Fragen. Klärungsbedürftige Verordnungen leitet sie an Ihr Team weiter.

Absagen und Nachbesetzung

Die KI nimmt Absagen entgegen, fragt nach einem Ersatztermin und besetzt den frei gewordenen Platz aus Ihrer Warteliste nach. Ein ausgefallener Termin wird so nicht zum leeren Behandlungsplatz.

Erreichbar nach Feierabend

Anrufe vor der Öffnung, in der Behandlungszeit, nach Feierabend und am Wochenende werden trotzdem angenommen. Eine frische Verordnung führt zum Termin, auch wenn gerade niemand am Empfang abnehmen konnte.

Erinnerungen und Nachfassen

Die KI verschickt SMS-Erinnerungen vor jedem Termin und fasst bei Patienten nach, die eine Behandlungsserie unterbrochen haben. So bleiben Behandlungspläne in Bewegung und Ausfallzeiten sinken.

Mehrsprachiger Empfang

Die KI spricht über hundert Sprachen auf einer einzigen Leitung. Patienten werden in ihrer Sprache aufgenommen und terminiert, ohne zusätzliches Personal und ohne dass Sie eine zweite Kraft vorhalten müssen.

Anbindung an Ihre Systeme

Ainora verbindet sich mit Ihrer Praxissoftware.

Termine, Verordnungsdaten und Wartelisteneinträge landen strukturiert dort, wo Ihr Team sie ohnehin verwaltet. Keine doppelte Erfassung, kein zusätzliches Werkzeug.

Praxissoftware für Physiotherapie

Verbreitete Praxisverwaltungs- und Terminprogramme für Physiotherapie- und Heilmittelpraxen. Ainora trägt Termine, Verordnungsdaten und Wartelisteneinträge strukturiert in das System ein, das Ihre Praxis ohnehin nutzt.

Online-Terminbuchung

Anbindung an gängige Buchungsportale und Online-Terminkalender. Telefonisch vergebene Termine und freie Slots bleiben mit Ihrer Online-Buchung im Gleichlauf, sodass kein Platz doppelt vergeben wird.

Kalender und Warteliste

Anbindung an Ihren Terminkalender und Ihre Warteliste. Frei werdende Termine werden automatisch nachbesetzt, Erinnerungen verschickt und Wiedervorlagen angelegt, ohne doppelte Erfassung.

Datenschutz und Rechtssicherheit

Gebaut für die strengen europäischen Vorgaben.

Daten in der EU, DSGVO-konform

Patientendaten aus Terminen und Verordnungen werden in der Europäischen Union verarbeitet und gespeichert. Keine Übermittlung in die USA und keine Abhängigkeit von Angemessenheitsbeschlüssen, was bei Gesundheitsdaten besonders zählt.

Gesundheitsdaten besonders geschützt

Angaben zu Beschwerden und Verordnungen sind Gesundheitsdaten nach Artikel 9 DSGVO. Die KI erfasst nur das, was für Termin und Vorbereitung nötig ist, und behandelt diese Daten mit den entsprechend strengen Schutzvorgaben.

Einwilligung zur Aufzeichnung

Eine Aufzeichnung ohne Einwilligung ist nach Paragraf 201 StGB strafbar. Die KI weist zu Beginn auf eine mögliche Aufzeichnung hin und holt die Einwilligung ein, bevor aufgezeichnet wird.

Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive

Zu jeder Inbetriebnahme gehört ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO, mit Datenminimierung, Zweckbindung und einem klaren Löschkonzept für Termin- und Verordnungsdaten.

So läuft es ab

Vier Schritte bis zur Inbetriebnahme.

  1. 01

    Beratung buchen

    Ein kostenloses Beratungsgespräch von 30 Minuten. Sie schildern uns Anrufaufkommen, Behandlungsarten und Ihre Praxissoftware. Keine Karte, keine Verpflichtung.

  2. 02

    Abläufe festlegen

    Gemeinsam definieren wir, was die KI übernehmen soll: Termine, Fragen zu Rezept und Verordnung, Absagen und Nachbesetzung sowie Anrufe nach Feierabend. Wann eine Mitarbeiterin dazukommt, bestimmen Ihre Regeln.

  3. 03

    Anbinden und testen

    Wir richten Stimme, Gesprächsführung und die Anbindung an Ihre Praxissoftware und Ihren Kalender ein. Erst Test in geschützter Umgebung, dann Freigabe.

  4. 04

    Anrufe werden angenommen

    Ab dem ersten Tag nimmt die KI ab, vergibt Termine, beantwortet Verordnungsfragen und besetzt Absagen nach. Sie erhalten regelmäßige Berichte mit Kennzahlen und Gesprächsmitschriften.

Häufige Fragen

Alles, was Sie wissen sollten.

Der KI-Telefonassistent nimmt eingehende Anrufe Ihrer Praxis rund um die Uhr entgegen und führt ein echtes Gespräch, kein Tastenmenü. Er vergibt und verschiebt Termine gegen den Echtzeitkalender, beantwortet wiederkehrende Fragen zu Rezept und Verordnung, nimmt Absagen entgegen und besetzt frei werdende Termine aus der Warteliste nach. Klärungsbedürftige Anliegen leitet er mit vollständigem Kontext an Ihr Team weiter. Die Inbetriebnahme dauert in der Regel zwei bis drei Wochen ab dem Beratungsgespräch.
Ja. Die KI ist an Ihre Praxissoftware angebunden, prüft die Verfügbarkeit in Echtzeit, berücksichtigt Therapeut, Behandlungsart und Dauer und bestätigt den Termin sofort. Patienten erhalten eine Bestätigung per SMS. Verschiebungen und Stornierungen übernimmt die KI ebenfalls, ohne dass Ihr Empfang eingreifen muss.
Ja, im Rahmen der organisatorischen Fragen. Die KI erfasst die Eckdaten der Heilmittelverordnung, erklärt, was zum ersten Termin mitzubringen ist, weist auf Fristen und die gesetzliche Zuzahlung hin und beantwortet wiederkehrende Fragen. Medizinische Beratung und die fachliche Prüfung einer Verordnung bleiben Ihren Therapeutinnen und Therapeuten vorbehalten. Klärungsbedürftige Verordnungen leitet die KI mit Kontext an Ihr Team weiter.
Wenn ein Patient absagt, nimmt die KI die Absage entgegen, fragt nach einem Ersatztermin und besetzt den frei gewordenen Platz aus Ihrer Warteliste nach. Sie meldet sich bei Patienten auf der Warteliste per SMS und bietet den Termin an. So bleibt ein ausgefallener Termin kein leerer Behandlungsplatz und Ihr Plan bleibt voll, ohne dass jemand am Empfang telefonieren muss.
Ja. Genau dann zahlt sich die KI besonders aus. Anrufe vor der Öffnung, während der Behandlungszeit, nach Feierabend und am Wochenende werden trotzdem angenommen und in Termine umgewandelt. Eine frische Verordnung führt so zum Termin, auch wenn im Moment niemand am Empfang abnehmen kann. Während Stoßzeiten nimmt die KI beliebig viele Anrufe gleichzeitig entgegen, sodass kein Patient ein Besetztzeichen hört.
Statt einer Zahl lohnt der Blick auf das Ergebnis. Jeder unbeantwortete Anruf ist ein neuer Patient, der zur nächsten Praxis geht, und jeder leere Behandlungsplatz nach einer Absage ist verlorene Therapiezeit. Die KI nimmt jeden Anruf an, vergibt den Termin, besetzt Absagen nach und entlastet Ihren Empfang, sodass sich Ihr Team auf die Behandlung konzentrieren kann. Was sich rechnet, ist die Summe aus gewonnenen Erstterminen, gefüllten Behandlungsplätzen und freigespielter Empfangszeit. Den konkreten Rahmen für Ihre Praxis besprechen wir im kostenlosen Beratungsgespräch.
Ja. Patientendaten aus Terminen und Verordnungen werden in der Europäischen Union verarbeitet und gespeichert. Es gibt keine Übermittlung in die USA und keine Abhängigkeit von Angemessenheitsbeschlüssen. Angaben zu Beschwerden und Verordnungen sind Gesundheitsdaten nach Artikel 9 DSGVO und werden entsprechend streng geschützt. Eine Aufzeichnung erfolgt nur nach Einwilligung im Einklang mit Paragraf 201 StGB, und zu jeder Inbetriebnahme gehört ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO.
Hochdeutsch als Standard, dazu Englisch und über hundert weitere Sprachen auf einer einzigen Leitung. Die KI erkennt die Sprache des Anrufers und antwortet entsprechend, bei Bedarf auch mit einem Sprachwechsel mitten im Gespräch. Das ist besonders bei Patienten mit internationalem Hintergrund hilfreich, ohne dass Sie eine zweite Kraft vorhalten müssen.
JB
Justas Butkus

Gründer und CEO, AInora

Ich baue digitale KI-Administratoren, die den Empfangsaufwand für Dienstleistungsunternehmen in ganz Europa ersetzen. Zuvor habe ich Sprach-KI-Systeme für Zahnkliniken, Hotels und Restaurants entwickelt.

Alle Artikel

Möchten Sie hören, wie Ihre Praxis am Telefon klingt?

30 Minuten, keine Karte, keine Verpflichtung. Wir lassen Sie einen Sprachagenten im Produktivbetrieb hören und legen gemeinsam Ihre Abläufe fest.

Kostenlose Beratung buchen