AInora

KI-Telefonie für Fitnessstudios · Daten in der EU

KI-Telefonassistent für Fitnessstudios mit mehreren Standorten

Live im Browser testen: Drücken Sie auf das Mikrofon und sprechen Sie mit der KI-Assistentin von Pulsfabrik. Kein Telefon, keine Anmeldung.

Julia·Deutsch

Pulsfabrik (Fitnessstudio-Kette mit drei Standorten, München) ist ein erfundenes Demo-Unternehmen.

Beispielgespräch aus einem Testlauf lesen

Julia (KI): Hallo, hier ist Julia, die KI-Assistentin der Pulsfabrik. Wie kann ich Ihnen helfen?

Anrufer: Hallo, ich würde gern bei Ihnen ein Probetraining machen.

Julia (KI): Sehr gerne! In welchem unserer Studios möchten Sie das Probetraining machen, in Schwabing, Sendling oder Pasing?

Julia (KI): Sehr gerne! Wie ist Ihr Name für die Buchung?

Anrufer: Tobias Krämer.

Julia (KI): Ihr Termin für das Probetraining ist für Montag, achtzehn Uhr in der Pulsfabrik Sendling eingetragen.

Anrufer: Kann ich mit der Mitgliedschaft auch in den anderen Studios trainieren?

Julia (KI): Ja, mit jeder Mitgliedschaft können Sie in allen drei Studios trainieren.

Ein KI-Telefonassistent für Fitnessstudios ist ein Voicebot, der die Anrufe annimmt, die Ihr Team an Theke und Trainingsfläche gerade nicht schafft. Er beantwortet Mitglieder-Anfragen zu Tarifen, Kursen und Öffnungszeiten, bucht Probetrainings direkt in den Kalender, klärt Vertragsfragen zu Ruhezeit und Kündigung nach Ihren Vorgaben und ist auch außerhalb der Öffnungszeiten erreichbar. Bei mehreren Standorten leitet er jeden Anruf an das richtige Studio, nennt Öffnungszeiten und Kurse genau dieses Studios und bucht das Probetraining dort, wo der Interessent trainieren möchte.

Für ein Studio oder eine Kette mit mehreren Filialen. Daten in der EU, DSGVO-konform, mit Anbindung an Magicline, Mindbody und Glofox. Buchen Sie ein kostenloses Beratungsgespräch von 30 Minuten und hören Sie einen KI-Telefonassistenten im Produktivbetrieb live.

Kostenlose Beratung buchen

Antwort in unter einer Sekunde · Ein Assistent für alle Standorte · 90+ Sprachen · DSGVO-konform · Daten in der EU

Der Interessent ruft am Abend an, Ihr Empfang ist am Gast

Die meisten Anfragen kommen, wenn das Studio voll ist: am Abend, in der Stoßzeit und am Wochenende. Genau dann ist Ihr Empfang zwischen Check-in, Kurs und Beratung gebunden, und der Interessent, der gerade Lust auf ein Probetraining hat, landet auf der Mailbox und ruft das nächste Studio an. Der KI-Telefonassistent nimmt die Anrufe sofort an, die Ihr Team in diesem Moment nicht schafft, beantwortet die Anfrage und bucht das Probetraining direkt in Ihren Kalender. Auch außerhalb der Öffnungszeiten ist er erreichbar, sodass motivierte Interessenten buchen, solange die Entscheidung frisch ist.

Mehrere Standorte

Wie funktioniert ein KI-Telefonassistent für Fitnessstudios mit mehreren Standorten?

Ein Assistent betreut alle Ihre Studios, eingerichtet mit den Angaben jedes einzelnen Standorts. Er leitet jeden Anruf an das richtige Studio, beantwortet Fragen zu Öffnungszeiten, Kursen und Ausstattung genau dieses Studios und bucht Probetrainings oder Termine im Kalender des gewünschten Standorts. Was einen Menschen braucht, geht an das Team dieses Studios. Mit mehreren Filialen klingelt das Telefon an mehreren Theken zur selben Stoßzeit: Der Assistent nimmt die Anrufe an, die dort gerade niemand annehmen kann.

Jeder Anruf landet beim richtigen Studio

Der KI-Telefonassistent klärt zu Beginn des Gesprächs, welches Studio der Anrufer meint, und arbeitet mit den Angaben genau dieses Standorts weiter. Niemand bekommt die Öffnungszeiten der falschen Filiale genannt.

Öffnungszeiten, Kurse und Infos je Studio

Jeder Standort hat eigene Öffnungszeiten, einen eigenen Kursplan, eigene Ausstattung und eigene Ansprechpartner. Der Assistent beantwortet Fragen aus den Angaben des jeweiligen Studios, nicht aus einer Liste für alle.

Probetraining im gewünschten Studio buchen

Probetrainings und Beratungstermine bucht der Assistent im Kalender des Studios, in dem der Interessent trainieren möchte. Der Termin steht dort, wo das Team vor Ort ihn sieht.

Übergabe an das Team dieses Studios

Was einen Menschen braucht, geht mit einer kurzen Zusammenfassung an das Team des betreffenden Standorts. So muss der Anrufer sein Anliegen nicht noch einmal erklären.

Was ein verpasster Anruf im Fitnessstudio kostet

Anfragen kommen, wenn das Studio voll ist

Am Abend und in der Stoßzeit ist der Empfang zwischen Check-in, Kursvorbereitung und Beratung gebunden. Genau dann ruft der Interessent an, der gerade Lust auf ein Probetraining hat, und landet auf der Mailbox.

Wer zuerst antwortet, gewinnt das Mitglied

Ein Interessent, der online nach einem Studio sucht, ruft mehrere an. Das Studio, das als Erstes einen Probetrainingstermin vergibt, bekommt in der Regel das neue Mitglied. Eine zu späte Antwort kostet die Anmeldung.

Vertragsfragen häufen sich nach Feierabend

Fragen zu Ruhezeit, Kündigung, Beitragsanpassung oder Wechsel des Tarifs kommen oft abends und am Wochenende. Bleiben sie unbeantwortet, wächst der Frust, und aus einer Frage wird eine Kündigung.

Was der KI-Telefonassistent übernimmt

Was übernimmt ein KI-Telefonassistent im Fitnessstudio?

Mitglieder-Anfragen beantworten

Die KI beantwortet Fragen zu Öffnungszeiten, Kursplan, Tarifen, Geräten und Zusatzangeboten direkt aus Ihrer Wissensbasis und hält alles fest, was Ihr Team für eine Anmeldung bräuchte.

Probetraining buchen

Die KI bucht Probetrainings und Beratungstermine direkt in Ihren Kalender. Interessenten wählen in einem Anruf einen Termin, erhalten eine SMS-Erinnerung und erscheinen, statt abzuspringen.

Vertragsfragen klären

Die KI beantwortet Fragen zu Ruhezeit, Kündigung, Beitragsanpassung und Tarifwechsel nach Ihren Vorgaben, erfasst den Grund und bietet, wo Ihre Regeln es erlauben, eine Ruhezeit statt Kündigung an.

Kurse und Training buchen

Die KI reserviert Plätze in Gruppenkursen, im Personal Training und im Kleingruppentraining, prüft die Verfügbarkeit des Trainers und führt eine Warteliste, wenn ein Kurs ausgebucht ist.

Mitglieder zurückgewinnen

Die KI ruft inaktive Mitglieder mit einem persönlichen Anlass zurück, prüft die Bereitschaft, einen neuen Start zu wagen, und bucht einen Wiedereinstiegstermin. So wird ruhender Umsatz wieder aktiv.

Erreichbar außerhalb der Öffnungszeiten

Anrufe am Abend, am Wochenende und in der Nacht werden trotzdem angenommen und in Probetrainings verwandelt. Motivierte Interessenten buchen, solange die Entscheidung frisch ist, nicht erst am Montag.

Wer was übernimmt

Was die KI übernimmt. Wann ein Mensch übernimmt.

Die KI deckt das wiederkehrende Anrufaufkommen ab. Ihr Trainer oder Studioleiter übernimmt die schwierigen Fälle, vorbereitet mit vollem Kontext.

Die KI übernimmt

Wiederkehrendes, sofort

Ein Mensch übernimmt

Mit vollem Kontext

Anrufer dem richtigen Studio zuordnen und Auskunft zu diesem Standort geben
Anliegen, die das Team des jeweiligen Studios vor Ort klären muss
Mitglieder-Anfragen, Tarifauskunft und Tarifempfehlung
Verhandlungen über Firmen- und Familientarife
Probetraining und Beratungstermin buchen, inklusive Erinnerung
Fragen zu Verletzungen, Reha oder ärztlicher Freigabe
Kurse, Personal Training und Kleingruppentraining reservieren
Trainerzuordnung bei Spezial- oder Wettkampftraining
Vertragsfragen zu Ruhezeit, Kündigung und Tarifwechsel
Härtefälle und individuelle Beitragsregelungen
Inaktive Mitglieder zurückgewinnen und Wiedereinstieg buchen
Beschwerden, Vorfälle und Streitfälle

Ihre Eskalationsregeln legen wir bei der Inbetriebnahme fest und passen sie jederzeit über Ihren Ansprechpartner an.

Anbindung an Ihre Systeme

AInora verbindet sich mit Ihrer Studiosoftware.

Termine, Kursbuchungen, Notizen und Vertragsanliegen landen strukturiert dort, wo Ihr Team sie ohnehin verwaltet. Keine doppelte Erfassung, kein zusätzliches Werkzeug.

Magicline

Studio- und Mitgliederverwaltung, die viele Studios nutzen. AInora bucht Termine, schreibt Notizen und erfasst Anliegen direkt im System, ohne doppelte Eingabe.

Mindbody und Glofox

International genutzte Kurs- und Buchungssysteme. AInora reserviert Plätze, erklärt Kursinhalte, führt Wartelisten und bestätigt per SMS, sobald ein Platz frei wird.

Aidoo, Kalender und weitere Systeme

Nutzt Ihr Studio eine andere Studio-Software, etwa Aidoo, prüfen wir im Beratungsgespräch, welche Schnittstelle sie bietet. Hat Ihr System eine Schnittstelle, binden wir es an. Probetrainings und Beratungstermine landen im Kalender des jeweiligen Studios.

Datenschutz und Rechtssicherheit

Gebaut für die strengen europäischen Vorgaben.

Daten in der EU, DSGVO-konform

Mitglieder- und Interessentendaten aus Anrufen werden auf Servern in Deutschland und Finnland gespeichert. Im Standard-Setup werden Anrufe in der EU und in den USA nach der DSGVO verarbeitet (EU-US Data Privacy Framework, Standardvertragsklauseln); auf Wunsch ist ein reines EU-Setup möglich, bei dem die gesamte Verarbeitung in der EU bleibt.

Einwilligung zur Aufzeichnung

Eine Aufzeichnung ohne Einwilligung ist nach Paragraf 201 StGB strafbar. Die KI weist zu Beginn auf eine mögliche Aufzeichnung hin und holt die Einwilligung ein, bevor aufgezeichnet wird.

Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive

Zu jeder Inbetriebnahme gehört ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO, mit Datenminimierung, Zweckbindung und einem klaren Löschkonzept für Mitglieder- und Interessentendaten.

Ihre Rufnummer bleibt bestehen

Die KI lässt sich über SIP oder eine Rufumleitung an Ihre bestehende Studionummer anbinden. Auf Wunsch nimmt sie nur außerhalb der Öffnungszeiten oder bei besetzter Leitung ab.

So läuft es ab

Vier Schritte bis zur Inbetriebnahme.

  1. 01

    Beratung buchen

    Ein kostenloses Beratungsgespräch von 30 Minuten. Sie schildern uns Anrufaufkommen, Standorte, Tarife, Kursplan und Buchungssystem. Keine Karte, keine Verpflichtung.

  2. 02

    Abläufe festlegen

    Gemeinsam definieren wir, was die KI übernehmen soll: Mitglieder-Anfragen, Probetrainings, Kursbuchungen, Vertragsfragen und Rückgewinnung, mit den Angaben und dem Kalender jedes Studios. Sensible Fälle gehen an das Team des jeweiligen Standorts.

  3. 03

    Anbinden und testen

    Wir richten Stimme, Gesprächsführung und die Anbindung an Magicline, Mindbody, Glofox oder Ihre Studio-Software ein. Erst Test in geschützter Umgebung, dann Freigabe.

  4. 04

    Anrufe werden angenommen

    Ab dem ersten Tag nimmt die KI ab, beantwortet Anfragen und bucht Probetrainings. Sie erhalten regelmäßige Berichte mit Kennzahlen und Gesprächsmitschriften.

Häufige Fragen

Alles, was Sie wissen sollten.

Der KI-Telefonassistent nimmt die Anrufe Ihres Fitnessstudios an, die Ihr Team an Theke und Trainingsfläche gerade nicht schafft, auch abends, am Wochenende und nachts. Er führt ein echtes Gespräch, kein Tastenmenü. Er beantwortet Mitglieder-Anfragen aus Ihrer Wissensbasis, bucht Probetrainings und Beratungstermine direkt in Ihren Kalender, reserviert Kurs- und Trainingsplätze, klärt Vertragsfragen zu Ruhezeit und Kündigung nach Ihren Vorgaben und gewinnt inaktive Mitglieder zurück. Was einen Menschen braucht, leitet er mit einer Zusammenfassung an Ihr Team weiter. Die Inbetriebnahme dauert in der Regel rund zwei Wochen ab dem Beratungsgespräch.
Ja. Ein Assistent betreut alle Ihre Studios, eingerichtet mit den Angaben jedes einzelnen Standorts. Er klärt zu Beginn, welches Studio der Anrufer meint, und leitet den Anruf an das richtige Studio. Er nennt die Öffnungszeiten, den Kursplan und die Infos genau dieses Standorts, bucht das Probetraining oder den Termin im Kalender des gewünschten Studios und übergibt alles, was einen Menschen braucht, mit einer Zusammenfassung an das Team dieses Studios.
Ja. Der Assistent nimmt die Anfrage entgegen, fragt nach Studio, Zielen und Zeitfenster und trägt das Probetraining oder den Beratungstermin direkt in den Kalender des Studios ein, in dem der Interessent trainieren möchte. Der Interessent erhält eine Bestätigung per SMS und eine Erinnerung vor dem Termin, damit er erscheint statt abzuspringen. Anfragen aus Anzeigen und Webformularen ruft der Assistent innerhalb einer Minute zurück, solange die Entscheidung noch frisch ist.
Ja. Viele Anfragen kommen am Abend und am Wochenende, wenn die Entscheidung für ein Probetraining frisch ist und niemand an der Theke steht. Anrufe vor der Öffnung, nach Feierabend und in der Nacht werden trotzdem angenommen und in Termine umgewandelt, sodass motivierte Interessenten nicht bis Montag warten müssen. In der Stoßzeit nimmt der Assistent mehrere Anrufe gleichzeitig an, auch wenn an allen Standorten zur selben Zeit das Telefon klingelt.
Ja. Die KI beantwortet Fragen zu Ruhezeit, Kündigung, Beitragsanpassung und Tarifwechsel nach Ihren Vorgaben. Bei einer Kündigungsabsicht erfasst sie den Grund und bietet, wo Ihre Regeln es erlauben, eine Ruhezeit statt Kündigung, einen Tarifwechsel oder eine andere Lösung an. Härtefälle und individuelle Beitragsregelungen leitet sie mit vollem Kontext an Ihr Team weiter, sodass niemand seine Geschichte zweimal erzählen muss.
Ja. AInora bucht Termine, reserviert Kursplätze, schreibt Notizen und erfasst Anliegen direkt in Magicline, Mindbody und Glofox. Nutzt Ihr Studio eine andere Studio-Software, etwa Aidoo, prüfen wir im Beratungsgespräch, welche Schnittstelle sie bietet. Hat Ihr System eine Schnittstelle, binden wir es an, ohne doppelte Erfassung und ohne CSV-Import. Ihr Team arbeitet weiter in der Software, die es ohnehin nutzt.
Mitglieder- und Interessentendaten aus Anrufen werden auf Servern in Deutschland und Finnland gespeichert. Im Standard-Setup werden Anrufe in der EU und in den USA nach der DSGVO verarbeitet (EU-US Data Privacy Framework, Standardvertragsklauseln); auf Wunsch ist ein reines EU-Setup möglich, bei dem die gesamte Verarbeitung in der EU bleibt. Die Lösung ist DSGVO-konform, eine Aufzeichnung erfolgt nur nach Einwilligung im Einklang mit Paragraf 201 StGB, und zu jeder Inbetriebnahme gehört ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO.
Nein. Ihr Team an Theke und Trainingsfläche kümmert sich um die Mitglieder vor Ort und kommt in der Stoßzeit, während Einweisungen und Kursen nicht an jedes Telefon. Der Assistent nimmt genau diese Anrufe an, dazu die Anrufe nach Feierabend, und gibt alles, was einen Menschen braucht, mit Zusammenfassung an das Team des jeweiligen Studios weiter. So bedienen Sie mehr Interessenten und Mitglieder mit demselben Team.
Individuell nach Gespräch. Den passenden Umfang legen wir im kostenlosen Beratungsgespräch fest, abhängig von Anrufaufkommen, Zahl der Standorte, Tarifstruktur und den Abläufen, die der Assistent übernehmen soll. Jedes Studio, jeder Tarif und jeder Kursplan ist anders, deshalb bauen wir die Lösung um Ihren Betrieb herum, statt eine Vorlage zu liefern.
JB
Justas Butkus

Gründer und CEO, AInora

Ich baue KI-Sprachagenten, mit denen Unternehmen mit demselben Team mehr Kunden bedienen. Die Agenten rufen jeden neuen Lead zurück, kontaktieren frühere Kunden erneut und nehmen die Anrufe an, die das Team nicht schafft, und die Arbeit landet im CRM des Kunden.

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