Kto umawia Twoje spotkania B2B, gdy Ty domykasz sprzedaż?

Umawia spotkania dla agencji, firm SaaS, kancelarii, rekruterów, brokerów.

JessicaJessica·Polski

Odebrane, zakwalifikowane, umówione.

Automatyczne umawianie spotkań B2B z AI to system, który odbiera Twoje zapytania przychodzące i budzi kontakty z Twojej bazy, potwierdza dopasowanie, sprawdza kalendarz i umawia spotkanie - z potwierdzeniem i przypomnieniami, które ograniczają nieobecności.

Pracuje na leadach, które sam pozyskałeś, i na Twojej istniejącej bazie w CRM - nie na zimnym pozyskiwaniu z rejestrów publicznych. Każde połączenie ujawnia, że rozmawia AI, a sprzeciw jest respektowany natychmiast. Zamknięcie prowadzi realna osoba z Twojego zespołu. Usłysz agenta głosowego, którego usłyszeliby Twoi klienci.

Przykład
MK
Formularz na stronie · 40 s temu
Marta Kowalska
Dyrektor operacyjna · Bałtyk Cargo sp. z o.o., Gdańsk
94%
dopasowanie
  1. Telefon
  2. SMS
  3. WhatsApp
  4. Kryteria
  5. Umówione
Rozmowa AI · ujawniona

„Dzień dobry, tu Zofia, asystentka AI firmy Nordica Consulting. Przed chwilą zostawiła Pani zapytanie. Czy ma Pani dwie minuty?”

SMS · po rozmowie
Dwa wolne terminy z kalendarza handlowca
WhatsApp · odpowiedź
Marta: „Czwartek 10:00 pasuje”
Livespace · zakwalifikowaneFirmaOsobaPotrzebaTermin
Google Calendar
Czw. 10:00 · Spotkanie z Piotrem Nowakiem (sprzedaż)

Umawia prosto w narzędziach, których już używasz

HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Google Calendar, Cal.com - kwalifikowane spotkania, notatki i status sprzeciwu lądują w Twoim CRM i kalendarzu automatycznie, bez podwójnych rezerwacji.

  • Bitrix24
  • inFakt
  • Microsoft Dynamics 365
  • Microsoft Teams
  • Pipedrive
  • SAP
  • wFirma
  • enova365
  • InsERT Subiekt
  • Calendly
  • HubSpot
  • n8n
  • QuickBooks Online
  • Slack
  • Zapier
  • Zoho CRM
  • Docusign
  • Freshsales
  • Google Sheets
  • monday CRM
  • ClickUp
  • Facebook Lead Ads
  • HighLevel
  • Messenger
  • Viber
  • a3
  • B1.lt
  • DATEV
  • Holded
  • Pennylane
  • sevDesk
  • Zucchetti
  • Finvalda
  • Labbis
  • Sellsy
  • Stekas Plius
  • Aruba Fatturazione Elettronica
  • EBP
  • Merit Aktiva
  • Comarch ERP
  • Make
  • Microsoft Dynamics 365 Business Central
  • Odoo
  • Salesforce
  • Symfonia
  • WhatsApp Business
  • Fakturownia
  • Kommo
  • Google Calendar
  • Microsoft Outlook / Microsoft 365
  • Oracle NetSuite
  • Sage
  • Xero
  • Zendesk
  • Cal.com
  • Freshdesk
  • Gmail / Google Workspace
  • Intercom
  • Airtable
  • ERPNext
  • Google Drive
  • Instagram
  • Telegram
  • Zoho Books
  • Agnum
  • Cegid
  • Fatture in Cloud
  • Lexware Office
  • Rivilė
  • TeamSystem
  • Directo
  • JTL-Wawi
  • Scoro
  • SimplBooks
  • weclapp
  • Axonaut
  • Exact Online
  • Teamleader Focus
+ Każdy system z API

Znaki towarowe należą do ich właścicieli. Pokazujemy systemy, z którymi się łączymy, nie partnerstwo.

Zapytania są - przepadają na czasie reakcji i nieobecnościach

Każde zapytanie, na które nikt nie odpowiedział w porę, każdy termin ustalany mailami tam i z powrotem i każde spotkanie, na które klient nie dotarł, to przychód, który przechodzi obok. Wąskim gardłem nie jest intencja - są nim szybkość reakcji i dopilnowanie terminu.

21x
większa szansa na zakwalifikowanie zapytania, gdy odpowiesz w 5 minut zamiast w 30
7x
większa szansa na realną rozmowę, gdy oddzwonisz w ciągu pierwszej godziny
24/7
zapytania o spotkanie spływają po godzinach i w weekendy - AI umawia je od razu, nie następnego dnia
~1,5 roku
średni staż osoby na SDR-a, która to umawianie robi ręcznie, zanim odejdzie i wdrażasz od nowa

Źródła: Lead Response Management Study (dr James Oldroyd), Harvard Business Review oraz raporty Sales Development Metrics The Bridge Group. Szybka reakcja o każdej porze i konsekwentne przypomnienia to dokładnie to, czego ręczna koordynacja nie utrzyma przy każdym zapytaniu.

Czym jest automatyczne umawianie spotkań B2B z AI?

Automatyczne umawianie spotkań B2B z AI to system, który odbiera Twoje zapytania przychodzące i budzi kontakty z Twojej bazy, potwierdza dopasowanie, sprawdza kalendarz Twojego zespołu w czasie rzeczywistym i umawia zakwalifikowane spotkanie - a następnie wysyła potwierdzenie i przypomnienia, żeby spotkanie się odbyło. To warstwa, która zamienia zainteresowanie w wpis w kalendarzu, wykonana za Ciebie, natychmiast i o każdej porze.

Człowiek robi tę samą pracę ręcznie - oddzwania, ustala termin, przypomina; AI robi ją z maszynową szybkością i spójnością, a każdego gotowego klienta przekazuje osobie z Twojego zespołu do zamknięcia. Produktem jest kalendarz pełen kwalifikowanych spotkań. Pod maską to ta sama technologia głosowa co w naszej platformie agenta głosowego AI, spięta z Twoim kalendarzem, CRM, SMS-em i WhatsAppem.

Na jakich kontaktach AI umawia spotkania?

Na dwóch źródłach, oba Twoje. Po pierwsze, zapytania przychodzące - formularze, reklamy, czat na stronie, polecenia, zapisy na wydarzenia; AI odbiera je i umawia, zanim lead ostygnie. Po drugie, Twoja istniejąca baza w CRM - klienci, wygasłe triale i stare zapytania, które kiedyś wyraziły zainteresowanie lub zgodę na kontakt; ujawniona AI budzi te uśpione kontakty i proponuje spotkanie.

Czego tu nie robimy: nie pozyskujemy na zimno nowych osób z rejestrów publicznych. Aby obudzić uśpione kontakty, które już masz, użyj reaktywacji bazy (database reactivation); jeśli potrzebujesz net-new outbound do firm, jest osobny, wyłącznie B2B ruch opisany na stronie zgodne z prawem zimne telefony z AI.

Jak AI umawia spotkanie B2B od zapytania do kalendarza?

  1. 1
    Krok 1

    Zapytanie o spotkanie przychodzi albo budzimy kontakt z bazy

    Nowe zapytanie z formularza, reklamy, czatu lub polecenia trafia do systemu automatycznie. To samo dotyczy uśpionych kontaktów z Twojego CRM - klientów, wygasłych triali i zapytań sprzed miesięcy, które kiedyś wyraziły zainteresowanie lub zgodę na kontakt. Pracujemy na Twoich danych, nie na zimnym pozyskiwaniu z rejestrów publicznych.

  2. 2
    Krok 2

    AI potwierdza dopasowanie i sprawdza kalendarz

    Ujawnione połączenie głosowe AI otwiera rozmowę, potwierdza, że to właściwa firma, właściwa osoba i realna potrzeba, a następnie w czasie rzeczywistym sprawdza dostępność w kalendarzu Twojego zespołu. Rozmowa toczy się naturalnie, po polsku, o każdej porze - także wtedy, gdy zapytanie przyszło po godzinach.

  3. 3
    Krok 3

    Umawia spotkanie i wysyła potwierdzenie

    Zakwalifikowane spotkanie trafia prosto do kalendarza właściwej osoby, z notatką i nagraniem w załączniku, a klient dostaje potwierdzenie SMS lub WhatsApp. Wszystko ląduje w Twoim CRM. Każdy zgłoszony sprzeciw czy prośba „proszę nie kontaktować się” są respektowane natychmiast i wygaszane we wszystkich kanałach.

  4. 4
    Krok 4

    Przypomnienia ograniczają nieobecności, gorący idą do zespołu

    Przed spotkaniem AI wysyła przypomnienie i płynnie proponuje nowy termin, jeśli coś wypadło - dzięki czemu mniej spotkań przepada na nieobecnościach. Gdy klient jest gotowy na realną rozmowę sprzedażową, przekazanie idzie do osoby z Twojego zespołu. Budzisz się do kalendarza pełnego kwalifikowanych spotkań, a nie do stosu do oddzwonienia.

Dla kogo jest automatyczne umawianie spotkań B2B?

Agencje marketingowe i kreatywne

Zlecenia wygrywasz na rozmowie wprowadzającej, nie w koszyku. AI odbiera każde zapytanie z reklam i formularzy, potwierdza dopasowanie i wpina spotkanie w kalendarz, a Twój zespół zostaje rozliczalny na pracy dla klientów zamiast na koordynowaniu terminów.

Firmy B2B SaaS

Twoi handlowcy powinni prezentować produkt i zamykać, a nie odbijać się mailami o termin. AI umawia dema z zapytań przychodzących i wygasłych triali, sprawdza kalendarze handlowców i wpina slot od razu.

Usługi profesjonalne (księgowość, prawo, doradztwo)

Firmy sprzedające wiedzę żyją pełnym kalendarzem. AI umawia spotkania wprowadzające z właściwymi decydentami z zapytań przychodzących i z Twojej bazy, z przypomnieniami ograniczającymi nieobecności, żeby partnerzy doradzali, a nie umawiali.

Konsultanci B2B i butikowi doradcy

Jedno- lub kilkuosobowy zespół nie odbierze każdego zapytania i nie dopilnuje każdego terminu. AI umawia za Ciebie, wysyła potwierdzenia i przypomnienia i przekazuje tylko gotowe rozmowy - żebyś siadał tylko do spotkań wartych czasu.

Agencje rekrutacyjne i staffingowe

Sprzedajesz rekrutacje firmom szukającym pracowników. AI odbiera zapytania pracodawców, potwierdza realną potrzebę rekrutacyjną i umawia rozmowę z Twoimi rekruterami - zanim termin ucieknie do konkurencji.

Ubezpieczenia komercyjne i brokerzy B2B

Odnowienia i nowy biznes zaczynają się od spotkania. AI odbiera zapytania i budzi odnawialne polisy z Twojej bazy, potwierdza zainteresowanie i termin, po czym umawia rozmowę z licencjonowaną osobą z Twojego zespołu.

Umawianie z AI kontra ręczne umawianie

Ręczne umawianie zależy od tego, czy ktoś zdąży oddzwonić, ustalić termin i przypomnieć. AI robi to przy każdym zapytaniu, o każdej porze, bez wypadania terminów.

Obok siebie
Umawianie z AIRęczne umawianie
Czas reakcji na zapytanieKilka sekund, o każdej porzeGodziny lub dni, w godzinach pracy
Umawianie po godzinachUmawia od razu, także w nocy i w weekendZapytanie czeka do następnego dnia roboczego
Koordynacja terminówSprawdza kalendarz i wpina slot w rozmowieWymiana maili i telefonów tam i z powrotem
Nieobecności (no-show)Potwierdzenia i przypomnienia w SMS i WhatsAppZależne od tego, czy ktoś zdąży przypomnieć
SpójnośćTrzyma Twoje kryteria przy każdym zapytaniuZależna od nastroju, zmęczenia i stażu
JęzykiWiele, natywnieZwykle jeden
ZamknięciePrzekazuje gotowych Twojemu zespołowiCzłowiek - bez zmian

Nie publikujemy ceny automatycznego umawiania z AI - właściwy zakres zależy od Twojego wolumenu zapytań i kryteriów kwalifikacji, więc ustalamy go na rozmowie. Co składa się na koszt ręcznego umawiania, rozkładamy w artykule czym jest AI SDR i ile kosztuje.

Co czyni spotkanie „kwalifikowanym”?

Kwalifikowane spotkanie to takie, które spełnia ustalone przez Ciebie reguły - właściwa firma, właściwa osoba, realna potrzeba, wykonalny termin - a nie ktokolwiek, kto wypełnił formularz. Ty definiujesz kryteria (choćby BANT, MEDDIC albo własną listę); AI potwierdza je w rozmowie, zapisuje odpowiedzi i umawia tylko tych, którzy przekraczają próg. Reszta jest rejestrowana z powodem i odkładana, więc Twoi handlowcy nie siadają do niekwalifikowanego spotkania. Efekt to mniej spotkań, ale właściwych.

Czy automatyczne umawianie spotkań z AI jest zgodne z RODO w Polsce?

Program budujemy wokół jasnej, obronnej podstawy - nie wokół luk. AI umawia na Twoich własnych danych: zapytaniach przychodzących i istniejącej bazie w CRM, w kontekście B2B lub na podstawie wcześniejszej zgody kontaktu. Każde połączenie ujawnia, że rozmawia AI (art. 50 aktu o AI UE), każdy sprzeciw jest respektowany natychmiast i rejestrowany. Marketing bezpośredni do osób, które nie wyraziły zgody, wymaga uprzedniej zgody - dawniej art. 172 Prawa telekomunikacyjnego, obecnie art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej (obowiązuje od 2024) - dlatego nie dzwonimy na zimno do takich osób.

Czego Ci nie powiemy: że jest to „w pełni zgodne” ani „bez ryzyka” dla Twojego konkretnego przypadku. Zgodne przetwarzanie zależy od Twojej branży, źródła danych i sposobu obsługi sprzeciwów, więc projektujemy wokół przejrzystości i respektowanego sprzeciwu, a nie wokół obietnicy zielonego światła. Granice prawne rozkładamy w artykule czy cold calling jest legalny w Polsce w 2026, i wskazujemy właściwe przepisy przed startem.

Najczęściej zadawane pytania

Czym jest automatyczne umawianie spotkań B2B z AI?
Automatyczne umawianie spotkań B2B z AI to system, który odbiera zapytania przychodzące i budzi kontakty z Twojej bazy, potwierdza dopasowanie (właściwa firma, właściwa osoba, realna potrzeba), sprawdza kalendarz Twojego zespołu w czasie rzeczywistym i umawia spotkanie - z potwierdzeniem i przypomnieniami, które ograniczają nieobecności. Ujawniona AI prowadzi rozmowę po polsku o każdej porze, a gotowych klientów przekazuje osobie z Twojego zespołu do zamknięcia. Produktem jest kalendarz pełen kwalifikowanych spotkań.
Czym różni się to od zwykłego narzędzia do rezerwacji online?
Zwykły kalendarz online jest pasywny: czeka, aż ktoś sam wejdzie, wybierze slot i się nie rozmyśli. Automatyczne umawianie z AI jest aktywne: AI oddzwania do zapytania w kilka sekund, prowadzi rozmowę, potwierdza dopasowanie, sprawdza kalendarz i umawia w tej samej rozmowie, a potem pilnuje potwierdzeń i przypomnień, żeby spotkanie się odbyło. To różnica między formularzem a asystentem, który faktycznie doprowadza do spotkania.
Skąd biorą się kontakty do umawiania?
Z dwóch źródeł, oba Twoje. Po pierwsze, Twoje zapytania przychodzące - formularze, reklamy, czat na stronie, polecenia, zapisy na wydarzenia. Po drugie, Twoja istniejąca baza w CRM - klienci, wygasłe triale, stare zapytania, które kiedyś wyraziły zainteresowanie lub zgodę na kontakt. W Polsce, jednym z najbardziej restrykcyjnych rynków w UE, nie prowadzimy zimnego pozyskiwania nowych osób z rejestrów publicznych. Zimny outbound do firm to osobny, wyłącznie B2B ruch, który opisujemy na stronie o zgodnych z prawem zimnych telefonach z AI.
Czy automatyczne umawianie spotkań z AI jest zgodne z RODO w Polsce?
Projektujemy program wokół obronnej podstawy, nie wokół luk. AI pracuje na Twoich własnych danych - zapytaniach przychodzących i bazie w CRM - w kontekście B2B lub na podstawie wcześniejszej zgody kontaktu. Każde połączenie ujawnia, że rozmawia AI (art. 50 aktu o AI UE), a każdy sprzeciw jest respektowany natychmiast i rejestrowany. Marketing bezpośredni do osób, które nie wyraziły zgody, wymaga uprzedniej zgody - dawniej art. 172 Prawa telekomunikacyjnego, obecnie art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej (obowiązuje od 2024) - dlatego nie dzwonimy na zimno do takich osób. Nie obiecujemy, że jest to „w pełni zgodne” ani „bez ryzyka” dla Twojego konkretnego przypadku; projektujemy wokół przejrzystości i respektowanego sprzeciwu.
Jak AI ogranicza nieobecności (no-show)?
Umówione spotkanie to nie koniec. AI wysyła potwierdzenie od razu po umówieniu, a przed terminem przypomnienie w SMS lub WhatsApp; jeśli klientowi coś wypadło, płynnie proponuje nowy termin zamiast pozwolić, by slot przepadł. Dzięki temu mniej spotkań ginie na nieobecnościach, a Twój zespół siada do rozmów, które faktycznie się odbywają.
Jakich kanałów używa - tylko telefonu?
Nie - to skoordynowana sekwencja: ujawnione połączenie głosowe AI otwiera rozmowę i umawia, a SMS i WhatsApp niosą potwierdzenia oraz przypomnienia i docierają do klientów, którzy żyją w tych skrzynkach. Zasady ujawnienia i sprzeciwu podróżują z każdym kanałem, a jeden sprzeciw wygasza kontakt wszędzie naraz.
Czy muszę integrować to z moim kalendarzem i CRM?
Tak, i to część usługi. AI wpina spotkania prosto w narzędzia, których już używasz - HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Google Calendar, Cal.com - a notatki, nagrania i status sprzeciwu lądują w Twoim CRM automatycznie. Sprawdzanie dostępności w czasie rzeczywistym oznacza brak podwójnych rezerwacji i brak ręcznego przepisywania terminów.
Ile to kosztuje i jak zacząć?
Nie publikujemy ceny - właściwy zakres zależy od Twojego wolumenu zapytań, kryteriów kwalifikacji i rynków, więc ustalamy go na rozmowie. Zarezerwuj bezpłatną konsultację, a potwierdzimy Twój profil idealnego klienta, źródła zapytań i podstawę zgodności, po czym uruchomimy i obsłużymy umawianie oraz będziemy przekazywać Ci gotowych klientów. Możesz też najpierw wypróbować demo głosowe i usłyszeć ujawnioną AI, którą usłyszeliby Twoi klienci.

Twój kalendarz zapełnia się kwalifikowanymi spotkaniami

Zarezerwuj bezpłatną konsultację

Wolisz najpierw posłuchać? Wypróbuj demo głosowe