Kaip sumažinti administravimo kaštus su DI

Trumpai

Vidutinis Lietuvos paslaugų verslas administravimui skiria 15-25% savo pajamų: darbuotojų atlyginimai, telefonija, CRM sistemos, prarandami skambučiai. DI gali automatizuoti 60-80% rutininių administravimo užduočių - skambučių atsakymą, vizitų registravimą, priminimų siuntimą, ataskaitų generavimą. Tai ne apie darbuotojų atleidimą - tai apie žmogiškų resursų perkėlimą nuo rutinos prie vertę kuriančio darbo.

15-25%

Pajamų administravimui

60-80%

Rutininių užduočių

8-15

Prarandamų skambučių/sav.

2-5 val.

Administratorės dienos rutinos

Administravimo kaštai yra viena didžiausių paslaugų verslo išlaidų kategorijų Lietuvoje. Odontologijos klinikai, grožio salonui ar autoservisui tai reiškia 1 500-3 000 EUR/mėn. vien registratūros darbuotojui - pridėjus socialinį draudimą, atostogų kompensacijas, nedarbingumą ir mokymų kaštus.

Bet tikroji administravimo kaina yra dar didesnė. Pridėkite prarandamus skambučius (kiekvieno vertę galima įvertinti pagal vidutinį paslaugos krepšelį ir konversijos tikimybę), klientų laukimo laiką, žmogiškas klaidas registruojant vizitus ir informacijos praradimą tarp pamainų. Visa tai - paslėpti kaštai, kuriuos dauguma verslininkų net neskaičiuoja.

Kur dingsta administravimo pinigai

Prieš kalbant apie taupymą, svarbu suprasti, iš ko susideda administravimo kaštai:

Tiesioginiai kaštai (matomi)

Darbuotojo atlyginimas: 1 000-1 800 EUR „ant popieriaus“ (su mokesčiais: 1 500-2 700 EUR/mėn.)
Telefonijos paslaugos: 50-200 EUR/mėn.
CRM ir programinė įranga: 30-100 EUR/mėn.
Mokymai ir įvedimas: 500-1 500 EUR kiekvienam naujam darbuotojui

Netiesioginiai kaštai (paslėpti)

Prarandami skambučiai: pavyzdžiui, 8-15 per savaitę x Jūsų vidutinė skambučio vertė = potencialios prarastos pajamos (vertę apskaičiuokite pagal savo paslaugos krepšelį ir konversiją)
Laukimo laikas: klientai, kurie bando prisiskambinti pietų metu ar kai administratorė užimta
Klaidos: neteisingai užregistruoti vizitai, pamirštai perskambinimai, prarasta informacija
Darbuotojo kaita: vidutinis registratūros darbuotojas dirba 8-14 mėnesių. Kiekvienas pakeitimas = 2-3 mėn. mokymo periodas

Sudėjus viską, realus administravimo kaštai vidutiniam verslui yra 2 500-5 000 EUR/mėn. - daug daugiau, nei tik atlyginimas.

Kurias užduotis galima automatizuoti su DI

Ne visas administravimo darbas yra automatizuojamas. Štai konkrečios užduotys, kurias DI jau šiandien gali perimti:

Užduotis	Laiko dalis	DI automatizavimas
Atsakyti į telefono skambučius	30-40%	Pilnai automatizuojama
Registruoti vizitus kalendoriuje	15-20%	Pilnai automatizuojama
Atsakyti į DUK (kainos, valandos)	10-15%	Pilnai automatizuojama
Siųsti priminimus ir patvirtinimus	5-10%	Pilnai automatizuojama
Priimti klientus fiziškai	10-15%	Neautomatizuojama
Spręsti konfliktinius atvejus	5-10%	Dalinai (perduoda žmogui)
Tvarkyti dokumentus ir ataskaitas	5-10%	Dalinai automatizuojama

Kaip matote, 60-80% registratūros darbo yra pilnai arba dalinai automatizuojama. Tai reiškia, kad galite arba sumažinti administravimo kaštus, arba perkonfigūruoti esamą darbuotoją vertingesnėms užduotims.

Trys automatizavimo lygiai

Nebūtina automatizuoti visko iš karto. Rekomenduojame etapinį diegimą:

1 lygis: po darbo valandų padengimas

DI perima tik tuos skambučius, kurie šiandien eina į balso paštą - po darbo valandų, savaitgaliais, švenčių dienomis. Nulinė rizika, nes dieną viskas lieka kaip buvo. Rezultatas: susigrąžinami skambučiai, kurie anksčiau nueidavo į balso paštą.

2 lygis: DI kaip pagalba registratūrai

DI perima dalį skambučių ir darbo metu - kai administratorė užimta, pietauja ar aptarnauja fizinį klientą. DI apdoroja paprastus klausimus ir registracijas, administratorė tvarko sudėtingus atvejus. Rezultatas: atlaisvinama dalis administratorės laiko rutininiams skambučiams.

3 lygis: DI kaip pagrindinė registratūra

DI perima visus telefoninius skambučius 24/7. Žmogus tvarko tik fizinius klientus, sudėtingus atvejus ir strategines užduotis. Rezultatas: galimybė sumažinti registratūros etatą arba pilnai automatizuoti telefoninį darbą.

Rekomenduojama pradėti nuo 1 lygio ir pereiti prie 2 lygio, kai rezultatai pagrindžia platesnę aprėptį. Plačiau apie šį metodą - trys DI integracijos lygiai.

Administravimo kaštai pagal verslo tipą

Verslo tipas	Dabartiniai administravimo kaštai/mėn.	Kur DI perima darbą
Odontologijos klinika	2 500-3 500 EUR	DI + dalinis etatas
Grožio salonas	1 800-2 500 EUR	DI (be darbuotojo)
Autoservisas	2 000-3 000 EUR	DI + dalinis etatas
NT agentūra	2 500-4 000 EUR	DI + dalinis etatas
Veterinarijos klinika	2 000-3 000 EUR	DI + dalinis etatas

Lentelėje pateikti dabartiniai kaštai, ne pažadėtas rezultatas: kiek iš jų pavyks perkelti DI, priklauso nuo to, kokią darbo dalį Jūsų versle sudaro telefoninė rutina. Daugiau apie kainų analizę - DI prieš žmogų registratūroje: kainų palyginimas.

Ko neautomatizuoti

Sąžiningumas: DI nėra tinkamas viskam. Šios sritys turėtų likti žmonėms:

Fizinis klientų priėmimas: jei Jūsų verslui reikia žmogaus registratūroje - DI to nepakeičia
Sudėtingos konfliktinės situacijos: nepatenkinti klientai kartais nori kalbėti su žmogumi, ne su sistema
Medicininiai ar teisiniai sprendimai: DI gali informuoti, bet ne konsultuoti
Santykių kūrimas su VIP klientais: svarbiausi klientai nusipelno asmeninio dėmesio

Gera strategija: DI tvarko 80% rutinos, žmogus tvarko 20% atvejų, kur jo vertė yra didžiausia.

Kaip pradėti: 4 žingsnių planas

Auditas: suskaičiuokite savo administravimo kaštus

Sudėkite visus kaštus: atlyginimus, mokesčius, telefoniją, prarandamus skambučius, klaidas, mokymus. Dažnai realus skaičius nustebina - jis 1,5-2x didesnis nei vien atlyginimas.

Prioritetizacija: nuspręskite, nuo ko pradėti

Rekomenduojame pradėti nuo po darbo valandų padengimo - tai mažiausios rizikos ir greičiausiai matomo rezultato būdas.

Demo ir testavimas

Paskambinkite ir patys pamatykite, kaip DI tvarko pokalbius Jūsų verslo kontekste. Tai geriausias būdas suprasti realią vertę.

Etapinis diegimas

Pradėkite nuo 1 lygio, pamatykite rezultatus per 2-4 savaites ir tada spręskite, ar plėsti. Jokių ilgalaikių įsipareigojimų.

Išbandykite AInoros demo arba susisiekite dėl nemokamos konsultacijos, kurioje padėsime suskaičiuoti Jūsų verslo potencialų sutaupymą.

Dažnai užduodami klausimai

Sudėkite dabartinius administravimo kaštus (atlyginimą su mokesčiais, telefoniją, mokymus, darbuotojų kaitą), įvertinkite, kokią jų dalį sudaro pasikartojantis telefoninis darbas, ir tą dalį palyginkite su DI paslaugos kaina. Vieno vidurkio visiems verslams nėra - rezultatą lemia Jūsų skambučių apimtis ir tai, kiek darbo lieka žmogui.

Nebūtinai. Daugelis verslų perkelia administratorę nuo rutininių užduočių prie vertingesnio darbo - klientų santykių valdymo, problemų sprendimo, verslo plėtros. DI perima rutiną, žmogus tvarko tai, kas reikalauja žmogiškumo.

Prieš diegimą savaitę fiksuokite, kiek skambučių gaunate ir kiek jų lieka neatsakytų, ir įsivertinkite vidutinę kliento vertę. Po paleidimo palyginkite tuos pačius rodiklius. Taip matysite savo, o ne vidurkinį rezultatą - atsipirkimo laiką lemia skambučių apimtis ir vidutinė kliento vertė, todėl jis skirtingiems verslams labai skiriasi.

Taip. Netgi mažam verslui kiekvienas praleistas skambutis turi kainą. Jei po darbo valandų praleidžiate 3-5 skambučius per dieną, o kiekvieno vertė 50-200 EUR - DI atsipirkimo matematika yra labai aiški.

Taip. DI galima konfigūruoti bet kokiam grafikui: tik po darbo valandų, tik savaitgaliais, tik pietų metu, kai administratorė atostogauja. Jūs pasirenkate, kada DI dirba ir kada skambučius tvarko žmogus.

Justas Butkus

AInora steigėjas ir vadovas

Kuriu AI skaitmeninius administratorius, kurie pakeičia registratūros darbuotojus paslaugų verslams visoje Europoje. Anksčiau kūriau balso AI sistemas odontologijos klinikoms, viešbučiams ir restoranams.

Visi straipsniai

Pasiruošę išbandyti AI savo verslui?

Išgirskite, kaip AInora skamba tvarkydama tikrą verslo skambutį. Išbandykite balso demo arba užsirezervuokite konsultaciją.

Išbandyti Demo Rezervuoti konsultaciją